آیا پیش آمده به راه انداختن یک کسب و کار فکر کرده باشید یا مدیریت یک مجموعه به شما پیشنهاد شده باشد و احساس هراس کرده باشید؟ اگر پاسختان بله است باید بگویم کاملاً طبیعی است. همه ما از موقعیت‌های جدید و ناشناخته می‌ترسیم. به ویژه اگر پای سازماندهی آدم‌های مختلف با روحیات و خصوصیات مختلف هم در میان باشد.
احتمالاً برای هدفتان برنامه‌هایی در سر دارید اما با خود فکر می‌کنید چطور می‌شود اجرایش کرد؟ راهی در پیش دارید که به نظرتان مبهم و ناهموار میآید. به نقشه راهی نیاز دارید تا به شما بگوید که چه مسیری را طی کنید و از نگرانی‌هایتان کم کند. این مقاله با موضوع سازماندهی در مدیریت همان نقشه راهیست که بر تاریکی‌های این مسیر نور می‌اندازد.
خواهیم گفت که سازماندهی چیست و چگونه به اجرا در میآید و چه تأثیرات و تغییرات مثبتی را به همراه می‌آورد و نکته‌ای را در این باره ناگفته نخواهیم گذاشت.
فهرست
سازماندهی چیست؟
اولین پرسش این است که: اصلاً سازماندهی یعنی چه؟
قبل از هرچیز باید بگوئیم که:
مدیریت چهار وظیفه عمده دارد: برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل. بنابراین سازماندهی دومین کارکرد اصلی مدیریت بعد از برنامه‌ریزی است. وقتی برنامه‌ریزی کردیم با این سؤال مواجه می‌شویم که چطور برنامه‌ها را اجرا کنیم و سازماندهی وارد میدان می‌شود.
برنامه‌ها می‌گویند که سازمان به کجا می‌رود و سازماندهی نقشه راه را ترسیم می‌کند.
سازماندهی، فرایند ایجاد رابطه پربازده بین وظایف، افراد و فعالیت‌ها و در یک کلام تمام عناصر یک سازمان در جهت اجرای مؤثر برنامه‌ها و هدایت آنها به سوی یک هدف مشترک است و چند مرحله دارد از جمله: تعریف و تقسیم وظایف و مشاغل و ایجاد سلسله مراتب برای تحقق اهداف سازمان.
مهارت سازماندهی وظیفه ایست مداوم که مدیران برای طراحی ساختار و ترتیب اجزای داخلی سازمان به منظور تسهیل دستیابی به اهداف سازمانی برعهده می‌گیرند.
فرایندی است که تلاشهای انسانی را هماهنگ و منابع را گردآوری می‌کند و هردو را در یک کل واحد ادغام می‌نماید تا برای دستیابی به اهداف مشخص مورد استفاده قرار گیرد.
چرا سازماندهی را در مدیریت امری ضروری می‌دانیم؟
سازماندهی در مدیریت، ضروری و اجتناب ناپذیر است زیرا:
برقراری هماهنگی میان مجموعه ای از عناصر متنوع از نخستین دغدغه‌های یک مدیر است، هر قدر کسب و کار وسیعتر، این دغدغه بیشتر و بزرگتر.
ایجاد هماهنگی وابسته به ایجاد ساختاری کارآمد و متناسب با نیازها و فضای سازمان است و سازماندهی برقراری این ساختار را ممکن می‌سازد. برقراری ساختار از نخستین اهداف سازماندهی است.
مهارت سازماندهی در مدیریت با ایجاد و استقرار ساختار سازمانی درست و لازم، (که از لوازم مدیریت مؤثر است) هماهنگی میان منابع انسانی، فیزیکی و مالی را امکانپذیر می‌سازد.
تقسیم وظایف و تنظیم روابط همه برای ایجاد هماهنگی است تا همه نیروهای سازمان در جهت کسب بیشترین کارایی و رسیدن به اهداف مشترک با هم تعامل و همکاری داشته باشند.
بدون هماهنگی، برنامه‌های یک سازمان قابل پیاده‌سازی نیست. شرط لازم برای رسیدن به هدفی واحد، همسو کردن نیروهاست و این بدون سازماندهی ممکن نیست.
تنظیم وظایف در واحدهای قابل مدیریت و تعریف روابط رسمی بین افرادی که بر روی وظایف مختلف کار میکنند، از طریق سازماندهی ممکن است.
بیشتر بخوانید: وظایف مدیریت
اصول سازماندهی کدامند؟
- 1- تخصص
- 2- تعریف عملکرد
- 3- دامنه کنترل/نظارت
- 4- زنجیره فرماندهی
- 5- وحدت اهداف
- 6- تفویض مسئولیت‌ها و اختیارات
- 7- انعطاف‌پذیری
- 8- استثنا
- 9- توانایی شخصی
- 10- هماهنگی و تعادل
- 11- کارایی
- 12- سادگی
- 13- تساوی
1- تخصص:
سازماندهی در تقسیم وظایف و واگذاری مسئولیت‌ها به افراد، به شایستگی، قابلیت و توانایی آنها نگاه می‌کند. و افراد از طریق تمرکز در انجام کاری که در حیطه تواناییشان است به تخصص دست می‌یابند. در حقیقت تقسیم کار به تخصصی شدن و در نهایت به سازماندهی مؤثر منجر می‌شود.
2- تعریف عملکرد:
همه وظایف یک سازمان، مسئولیت‌ها، اختیارات و روابط افراد با یکدیگر باید به طور واضح تعریف شود. شفاف‌سازی روابط اختیار و مسئولیت به کارآمدی و بهره وری بیشتر سازمان منجر می‌شود.
3- دامنه کنترل/نظارت:
محدوده ایست که تحت نظارت یک مدیر قرار دارد. یعنی تعداد کارکنانی که توسط یک مدیر کنترل می‌شود. بسته به دامنه می‌توان تصمیم گسترده یا محدود گرفت:
دامنه کنترل گسترده:
مدیر می‌تواند همزمان بر تعداد زیادی از زیردستان نظارت و کنترل کند.
دامنه کنترل محدود:
مدیر بر تعداد کمی از زیردستان نظارت و کنترل می‌کند.
4- زنجیره فرماندهی (وحدت فرماندهی/زنجیره اسکالر):
زنجیره فرماندهی در سازمان تعیین می‌کند که چه کسی به چه کسی گزارش دهد؟ چه کسی مافوق چه کسی است؟ از اصول مسلم مهارت سازماندهی در مدیریت است و بر دو اصل زیر تکیه دارد:
وحدت فرماندهی:
هرکارمند باید فقط یک سرپرست مستقیم داشته باشد. و دستورات و دستورالعمل‌ها را تنها از یک سرپرست دریافت کند. این باعث دریافت پاسخ و بازخورد سریع و فوری می‌شود. هدف این اصل، جلوگیری از ابهام، درگیری و ناکارآمدیست که بین کارکنانی با دستورات متضاد از سرپرستانی متفاوت ایجاد می‌شود.
زنجیره اسکالر:
برقراری یک خط اقتدار و ارتباط خلل ناپذیر در درون یک سازمان است. یعنی کارکنان باید بدانند ناظرانشان چه کسانی هستند و یک خط ارتباطی مشخص را دنبال کنند. این اصل، جریان روان اطلاعات را از بالاترین سطوح مدیریت تا پایین‌ترین رده‌های کارکنان، با دوری از سردرگمی و ابهام تضمین می‌کند.
5- وحدت اهداف:
همه فعالیت‌های سازمان در پی رسیدن به اهداف سازمانی است که برای همه سطوح سازمان تدوین و تعریف شده است. افراد در جهت منافع مشترک (ورای منافع شخصی) یعنی اهداف سازمان از یکدیگر حمایت میکنند.
6- تفویض مسئولیت‌ها و اختیارات:
باید بین اختیار ومسئولیت تعادل وجود داشته باشد. انجام وظیفه گذاشته شده بر عهده فرد به سطح مشخصی از اختیارات نیاز دارد. وظایف سپرده شده باید در دایره اختیارات به انجام رسد. اگر مسئولیت همراه با اختیار نباشد، عملکرد ضعیف خواهد بود.
7- انعطاف‌پذیری:
در واقع اصل انعطاف‌پذیری برنقش تطبیق‌پذیری و سازگاری، تأکید می‌کند. این تطبیق‌پذیری، تاب آوری و انعطاف در برابر تغییر را تضمین می‌کند و به سازمان فرصت پیشرفت و شکوفایی در محیط‌های پویا را می‌دهد. سازمان‌های مدرن برای کسب موفقیت، باید انعطاف‌پذیر باشند و با تغییر عوامل محیطی و محیط زیستی، برنامه‌ها، سیاست‌ها وساختارهای خود را تنظیم کنند.
علاوه بر مهارت‌های سازماندهی که مستقیماً بر کارایی ما در یک سازمان یا کسب و کار مؤثر است، پرورش مهارت انعطاف‌پذیری در شخصیت و زندگی فردی ما، بر بهبود عملکرد سازمانی ما تأثیر می‌گذارد، اگر دوست دارید از این مهارت برخوردار شوید، مطلب زیر برای شماست:
8- استثنا:
مدیران می‌توانند خود را برای برخورد با موقعیت‌های غیر معمول و خاص، آماده کنند و مهارتشان را برای تصمیم گیری خلاقانه افزایش دهند و تقویت کنند. سازماندهی درست و اصولی، سبب می‌شود مدیران در شرایط غیرمنتظره، با تسلط بر اوضاع، امور را اداره کنند.
9- توانایی شخصی:
سازمان باید همواره در جهت ارتقای کارایی کارکنان در تمام سطوح بکوشد. برنامه‌های آموزشی و توسعه‌محور می‌تواند به تحقق این هدف کمک کند. در نتیجه تعهد و کارآمدی کارکنان افزایش می‌یابد.
10- هماهنگی و تعادل:
یک سازمان باید بین اجزای خود تعادل داشته باشد. ساختار خود را به صورت متعادل توسعه دهد تا هماهنگی را به حداکثر برساند. تمرکز و تمرکززدایی قدرت باید متعادل باشد. تعادل بیشتر به تعامل بهتر در سازمان می‌انجامد.
11- کارایی:
کارایی اساس عملکرد یک سازمان است. برای دستیابی به این امر، سازمان باید به شیوه ای مقرون به صرفه و کارآمد اداره شود. اما کیفیت محصول را نباید فدای کاهش هزینه کرد. از طریق یک ساختار سازمانی درست می‌توان از منابع انسانی و مالی به طور مؤثر استفاده نمود.
12- سادگی:
سادگی یک ساختار درک آن را برای همه کارکنان آسان می‌کند. در نتیجه سبب می‌شود وظایف و مسئولیت‌های هرفرد برایش روشن باشد. باید سلسله مراتب کمتر و خط ارتباطی واضحی در ساختار وجود داشته باشد.
13- تساوی:
تساوی بعنوان یک اصل بنیادی سازماندهی، بر رفتار برابر و عادلانه در حق همه کارکنان، تأکید می‌کند. ایجاد یک محیط سرشار از برابری، موجب بالابردن روحیه و انگیزه در میان کارکنان می‌شود.
تا اینجا گفتیم که منظور از سازماندهی چیست، اصول سازماندهی در مدیریت را برشمردیم، حال به توصیف مراحل سازماندهی، خواهیم پرداخت:
سازماندهی چه مراحلی دارد؟
- 1- شناسایی فعالیت‌ها
- 2- تقسیم فعالیت‌ها
- 3- گروه‌بندی مشاغل
- 4- تأمین منابع
- 5- تفویض اختیار
- 6- طراحی سلسله مراتب
- 7- بازنگری
1- شناسایی فعالیت‌ها:
مدیران در اولین گام از مهارت‌های سازماندهی، کارهای لازم برای رسیدن به اهداف شرکت (که در مرحله قبل از سازماندهی در کارکرد برنامه ریزی تعیین شده) را شناسایی کرده و شغل‌ها را طراحی میکنند.
2- تقسیم فعالیت‌ها:
مشاغل براساس توانایی و شایستگی افراد به آنان محول می‌شود که منجر به تخصصی شدن کارها و افزایش بازدهی می‌شود. و این براساس اصل تعریف عملکرد است.
3- گروه‌بندی مشاغل:
پس از تعریف و تقسیم مشاغل، افرادی که وظایف و فعالیت‌هایشان مشابه و هم‌خانواده است جهت تسهیل در پیش بردن امر مدیریت و سازماندهی، در بخش‌های یکسان دسته بندی می‌شوند و ناظر واحدی دارند.
4- تأمین منابع:
ارزیابی نیازهای کارکنان و تعیین و تأمین منابع مالی و فیزیکی که از ضروریات ساختار یک سازمان است. مثل پول، مواد، تجهیزات.
5- تفویض اختیار:
بعد از تعیین وظیفه و واگذاری مسئولیت، اختیار نیز باید به کارکنان اعطا شود تا بتوانند عملکرد مؤثری داشته باشند. در محدوده انجام وظایف تعیین‌شده و تحقق اهداف، آزادی عمل داشته باشد. واگذاری اختیار به قدر مسئولیت از لوازم عملکرد مؤثر سازمانی است.(اختیار شامل قدرت تصمیم گیری، صدور دستورالعمل‌ها، هدایت زیرمجموعه‌ها، نظارت و کنترل آنهاست)
6- طراحی سلسله‌مراتب:
سازمان چیزی جز روابط اجزای سازنده آن نیست به ویژه روابط بالادست و پایین‌دست. مدیر در روند سازماندهی تعیین می‌کند که چه کسی باید به چه کسی گزارش بدهد.(روابط گزارش‌دهی) سازماندهی رابطه مافوق و زیردست را تعریف می‌کند و به موجب آن هر مافوق باید از میزان اختیاراتی که بر زیردستان خود دارد آگاه باشد. هدف از ایجاد رابطه مافوق و زیردست، هماهنگ کردن تلاشهای همه افراد/گروه‌ها/بخش‌ها در جهت اهداف و مقاصد مشترک کسب و کار است.
7- بازنگری:
ساختار سازمان باید متناسب با تغییرات محیطی داخلی و خارجی قابل تغییر باشد. به این منظور فرایند سازماندهی باید به طور مداوم مورد ارزیابی قرار گیرد. پس سازماندهی مجدد، بخشی ضروری از فرایند سازماندهی است.
بیشتر بخوانید: گزارش‌دهی سازمانی
برای سازماندهی چه مزیت‌هایی را می توان برشمرد؟
- 1- تخصص
- 2- استفاده بهینه از منابع
- 3- تعریف شفاف نقش‌ها
- 4- سازگاری با تغییر
- 5- افزایش بهره‌وری (کارایی)
- 6- هماهنگی
- 7- رشد و گسترش
- 8- احساس امنیت
- 9- واگذاری مؤثر اختیار
- 10- برقراری مدیریت مؤثر
1- تخصص:
ساختار سازمانی شبکه ای از روابط است که در آن، کار به واحدها و بخش‌ها تقسیم می‌شود. این تقسیم کار به ایجاد تخصص در فعالیت‌های مختلف سازمان کمک می‌کند. تخصص در فعالیت منجر به افزایش کارایی سازمانی می‌شود. توزیع سیستماتیک شغل‌ها در میان کارکنان، سبب افزایش سوددهی و کاهش فشار کار و سرعت در انجام کارها می‌شود.
2- استفاده بهینه از منابع:
طراحی و تعیین و تقسیم درست و بجای مشاغل و وظایف، مانع تکرار و تداخل کارها می‌شود و به جلوگیری از سردرگمی و کاهش اتلاف منابع و تلاش‌ها منجر می‌شود.(مزیت تخصص به مزیت استفاده بهینه از منابع منجر می شود) سازماندهی استفاده بهینه از منابع انسانی و مادی را تضمین می‌کند. در سازماندهی، اساس واگذاری وظیفه به افراد، مهارت و شایستگی آنهاست. شفافیت در کار پیش از شروع آن، به کارکنان انگیزه می‌دهد تا همه تلاش خود را به‌کارگیرند.
3- تعریف شفاف نقش‌ها:
سازماندهی خوب، وظایف را به وضوح تعریف و تقسیم می‌کند و این شفافیت باعث می‌شود تا کارکنان با مسئولیت پذیری بیشتری، وظایف را به عهده گیرند و اجزای یک بخش با سهولت بیشتری با هم همکاری کنند. روشن شدن اختیار و مسئولیت افراد دپارتمان‌های مختلف باعث ایجاد هماهنگی در میان دپارتمان‌ها می‌شود. سازگاری و هماهنگی در کار توسط سطح بالای مدیریت ایجاد می‌شود. هر کارمندی می‌داند مافوقش کیست و از چه کسی باید فرمان برد و به چه کسی باید گزارش دهد. این روابط کاری به مشخص کردن مسئولیت کمک کرده و از ابهام جلوگیری می‌کند.
4- سازگاری با تغییر:
فرایند سازماندهی به سازمان اجازه انجام تغییرات در یک محیط کاری را می‌دهد. بازنگری درباره جایگاه و روابط شغلی، مسیر انجام کار را هموار می‌کند. بنابراین سازماندهی، به بقا و رشد سازمان و همچنین سازگاری آن با تغییرات تکنولوژی و روش‌های کاری جدید کمک می‌کند. فراهم ساختن فضا برای ایجاد تغییرات جدید در اداره یک شرکت فقط از طریق یک مجموعه سازماندهی شده امکانپذیر است.
5- افزایش بهره‌وری (کارایی):
سازماندهی با همترازی استراتژیک مهارت‌ها و شایستگی‌های نیروهای کار با وظایف مشخص موجب تقویت تخصص گرایی می‌شود. این تخصص‌گرایی باعث می‌شود کارکنان با انجام مداوم کارها، بر آن تسلط پیدا کرده و بر نقاط قوتشان متمرکز شوند و این، منجر به افزایش بهره وری و تولید و جریان روان کار می‌شود.
6- هماهنگی:
سازماندهی ابزاری برای ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک سازمان است. هدف از سازماندهی، پیش از هرچیز برقراری نظم و هماهنگی است. این فرایند منجر به ایجاد روابط شفاف بین جایگاه‌ها و تضمین همکاری متقابل میان افراد می‌شود. همکاری و هماهنگی توسط مدیران رده بالاتر از طریق اعمال اختیار بر فعالیت مرتبط مدیران رده پایین‌تر ایجاد می‌شود.
7- رشد و گسترش:
رشد سازمان کلاً وابسته به کارایی عملکرد آنست. سازماندهی با ایجاد امکان انحراف سازمان از نرم‌های موجود و به میان آوردن چالشی جدید، برای رشد و گسترش آن شرایطی مطلوب ایجاد می‌کند. همچنین به یک شرکت تجاری اجازه دستیابی به موقعیت‌های شغلی و دپارتمان‌های بیشتر را می‌دهد و حتی خط تولیدش را متنوع می‌کند و به گسترش کسب و کار کمک می‌کند.
8- احساس امنیت:
ساختار سازمانی جایگاه‌های شغلی را مشخص می‌کند. نقش‌هایی که به هر مدیر اختصاص داده می‌شود روشن است. هماهنگی در چنین فرایندی امکانپذیر است. بنابراین، شفافیت در اختیارات بطور خودکار منجر به افزایش رضایت ذهنی و در نتیجه ایجاد حس امنیت در سازمان می‌شود و در ایجاد رضایت شغلی، نقش مهمی دارد.
9- واگذاری مؤثر اختیار:
سازماندهی یک ساختار سلسله مراتبی ایجاد می‌کند که سطوح اختیارات درون سازمان را مشخص می‌کند. این امر، تضمین‌کننده تفویض منطقی و مناسب اختیارات ومسئولیت‌هاست. وقتی مدیران دارای اختیاراتی روشن باشند، فرایندهای تصمیم گیری کارآمدتر می‌شود. علاوه براین یک زنجیره فرمان روشن از سوء استفاده از قدرت جلوگیری می‌کند و یک محیط کاری مساعد مبتنی بر عدالت و شفافیت را ایجاد می‌کند.
10- برقراری مدیریت مؤثر:
ساختار سازماندهی شده، شالوده فرایندهای مدیریتی مؤثر را تشکیل می‌دهد. طراحی دپارتمان‌ها، نقش‌ها و سلسله مراتب گزارش‌دهی، تصمیم گیری را آسان کرده وظایف هرروزه را تعیین و انجام آن را تضمین می‌کند. سازماندهی توضیح روشنی از کارها و روابط کاری را در اختیار می‌نهد. با جلوگیری از ابهام و سردرگمی و تکرار کارها، به مدیریت مؤثر کمک می‌کند. همچنین حجم کاری سطح بالای مدیریت را از طریق واگذاری اختیار کاهش می‌دهد. در نتیجه سطح بالای مدیریت از کار هرروزه رها می‌شود و بر اداره شرکت متمرکز می‌شود.
بخش عمده عملکرد سازماندهی، بر عهده جایگاه مدیریتی مهمی است به نام مدیریت منابع انسانی. شناخت بهتر این جایگاه و آشنایی با اهداف و وظایفش، آگاهی ما را درباره سازماندهی کامل می‌کند. پس مطالعه مطلب زیر را از دست ندهید.
هنر به سلامت گذراندن سازمان از شرایط بحرانی و رساندن آن به ساحل امن از ویژگی‌های بارز یک مدیر توانمند است. برای دانستن اینکه با بحران‌های احتمالی در سازمان چه برخوردهایی می‌توان داشت و چگونه می‌شود از آن عبور کرد، مطلب زیر را بخوانید:
جمع‌بندی
سازماندهی، دومین وظیفه مدیریت و فرایندی است با هدف ایجاد ساختار و برقراری هماهنگی میان اجزا و بخش‌های مختلف در جهت اهداف سازمان و مبتنی است بر تقسیم کار و بخش‌بندی شغل‌ها و تفویض اختیار و برقراری سلسله مراتب و تأمین منابع. اجرای اصولی سازماندهی منجر به تخصص در کار، رضایت شغلی و در نتیجه استفاده بهینه از منابع (از جمله منابع انسانی) و به تبع آن افزایش میزان کارایی و بهره‌وری سازمان می‌شود. همچنین به بقا و رشد آن یاری می‌رساند. شفافیت از بارزترین نتایج سازماندهی است. این شفافیت، مسئولیت، اختیار و زنجیره فرمان را شامل می‌شود. روابط گزارش‌دهی را مشخص نموده همکاری متقابل را تضمین می‌کند و مانع از تکرار و تداخل در کارها، سردرگمی و هدررفتن منابع می‌شود. پس سازماندهی، برای مدیریت کارآمد یک ضرورت است.
نکته تکمیلی
اگرچه در رایجترین نوع ساختار سازمانی که سلسله مراتبی است و الویت با برقراری نظم است، بروکراسی می‌تواند موجب محدودیت و کند‌کردن خلاقیت شود، اگر مدیران به کارکنان، آزادی عمل جستجوی ایده‌ها و رویکردهای تازه در محدوده اختیارشان را بدهند، این آزادی خلاقانه جرقه می‌زند و افراد را به تفکر بدون محدودیت تشویق می‌کند. کارکنان برای ارائه راه‌حل های مبتکرانه احساس قدرت میکنند و این امر، موجب پیشرفت مداوم و تقویت فرهنگ خلاقیت و نوآوری درون سازمان می‌شود.
اگر شما هم مشتاقید که چشمه خلاقیت در وجودتان جوشان باشد، و می‌خواهید بدانید که چه عواملی بر آن تأثیرگذارند یا با چه ترفندهایی می‌شود آن را پرورش داد و فعال و پررنگ کرد یا اینکه اساساً در این باره که خلاقیت ذاتی است یا اکتسابی، تصور روشنی ندارید یا قبل از همه این‌ها از خود می‌پرسید اصلاً خلاقیت یعنی چه؟ این دو مقاله را حتماً بخوانید:
شما چه فکر می‌کنید؟ آیا در کشور ما سازماندهی در مدیریت با اصول و ویژگی‌هایی که بر شمردیم، پیاده سازی و اجرا می‌شود؟ چه تجربیاتی از برخورد با سازماندهی غیراصولی داشته‌اید؟ به نظر شما شخصیت مدیران بر روند سازماندهی چه تأثیری می‌گذارد؟
محصولات آموزشی