راهنمای جامع اصول مصاحبه برای استخدام

می‌دانیم که مصاحبه شغلی و اصول مصاحبه استخدامی همواره، هم برای کارفرمایان و هم برای کارجویان، یک چالش بزرگ و دغدغه بوده است. زیرا تصمیمی که می‌گیریم، از تصمیمات مهم فردی و سازمانی است.

استخدام فرد نادرست برای یک سازمان هزینه بسیاری دارد و گاهی یک انتخاب و تصمیم نادرست باعث می‌شود یک شرکت زیان بسیاری متحمل شود.  همچنین استخدام در سازمان یا موقعیت شغلی نادرست هم، برای یک فرد هزینه‌بر است؛ چرا که هزینه اتلاف وقت و گاهی از دست دادن موقعیت‌های شغلی بهتر را پیش رو خواهد داشت. از این رو، رعایت اصول و قواعد مصاحبه برای استخدام بسیار مهم است.

در این مقاله، به طور کامل و جامع به بررسی اصول مصاحبه برای استخدام از دید کارفرمایان و همچنین کارجویان پرداخته شده و تمامی نکات لازم برای مدیریت جلسه مصاحبه بیان شده است که با مطالعه آن و رعایت این اصول، به راحتی می‌توانید یک جلسه مصاحبه شغلی موفق را تجربه کنید.

همان‌طور که گفته شد، موارد مهم در جلسه مصاحبه را می‌توان از دو زاویه بررسی کرد:

• الف) اصول مصاحبه برای استخدام کارجویان
  
• ب) اصول مصاحبه استخدامی کارفرمایان

الف) اصول مصاحبه برای استخدام کارجویان

شرکت در یک مصاحبه استخدامی، می‌تواند یکی از مهم‌ترین رویدادهای زندگی ما باشد که در مسیر شغلی و سرنوشت‌مان تاثیرگذار است. جلسه‌ای که معمولاً بین 20 دقیقه تا 1 ساعت زمان می‌برد؛ ولی تصمیم‌های مهمی که در همین زمان اندک گرفته می‌شود آینده ما را تحت تاثیر قرار خواهد داد.

منابع و کتاب‌های مختلفی برای یادگیری اصول مصاحبه برای استخدام وجود دارد. در این مقاله سعی شده است با بررسی منابع معتبر و تجربیات شخصی مدیران سازمان‌های بزرگ، با توجه به فرهنگ‌های سازمانی بومی، به صورت جامع و کامل این اصول را بررسی نماییم.

چرا اصول مصاحبه برای استخدام مهم است؟

مصاحبه استخدامی یکی از رویدادهای مهم و و تاثیرگذار در روند مسیر شغلی ماست که معمولاً به صورت طبیعی با استرس و ترس‌هایی همراه است. اما اصولی وجود دارد که با فراگیری و رعایت آن‌ها می‌توان برای این رویداد مهم در مسیر شغلی‌مان آماده شویم و استرس‌های آن را به حداقل برسانیم.

در این مقاله که حاصل مطالعه منابع گوناگون و مشورت با اساتید این حوزه و با بهره‌گیری از تجربیات مدیران بزرگ کشور است؛ تلاش کردیم که به طور جامع اصول مصاحبه برای استخدام را بررسی کنیم تا با مطالعه آن بتوانید هم در جلسه مصاحبه موفق عمل کنید و هم سازمان و شرکت درستی را برای استخدام انتخاب نمایید.

مجموعه اقداماتی که در این مقاله به آن اشاره شده است به سه مرحله تقسیم شده است:

1- اقدامات قبل از جلسه مصاحبه

1. تحقیق در مورد شرکت یا سازمان
2. تحقیق در مورد موقعیت شغلی
3. بررسی سوالات احتمالی جلسه مصاحبه
4. آماده کردن یک یا چند سوال در مورد سازمان و موقعیت شغلی
5. آماده کردن وسایل مورد نیاز در جلسه
6. تست تجهیزات در صورت آنلاین بودن جلسه

2- اقدامات هنگام جلسه مصاحبه

1. لباس مناسب
2. وقت شناسی
3. خاموش یا سایلنت کردن گوشی همراه
4. حفظ آرامش و دور کردن خود از استرس
5. رفتار محترمانه با کارکنان و پرسنل آن سازمان
6. شروع جلسه با نشاط، انرژی بالا و لبخند
7. تمرکز بر روی مهارت‌های ارتباطی
8. ارتباط صمیمی و موثر با مصاحبه‌کننده
9. دقت به سوالات مطرح شده
10. پاسخ صادقانه به سوالات
11. استفاده از تکنیک STAR در پاسخ به سوالات
12. نشان دهید در مورد شرکت تحقیق کرده‌اید
13. حس قدردانی نسبت به سازمان و کارفرمای قبلی
14. نکات تکمیلی

3- اقدامات بعد از جلسه مصاحبه

1. تشکر کنید
2. سوال در مورد مراحل بعدی جذب و استخدام
3. تثبیت در ذهن کارفرما
4. یادداشت تشکر

اقدامات قبل از جلسه مصاحبه

1-تحقیق در مورد شرکت یا سازمان

وبسایت و صفحه سازمان در شبکه‌های اجتماعی را بررسی کنید و در مورد انواع محصولات و خدماتی که آن سازمان ارائه می‌دهد تحقیق کنید. بهتر است که بازار کار، رقبا، سازمان‌ها و شرکت‌های مرتبط به آن سازمان را بشناسید.

در مورد سازمان‌های بزرگ، یک روز قبل از مصاحبه، به محل شرکت بروید و با محیط آنجا آشنا شوید. تسلط شما به محیط سازمان، باعث آرامش بیشتر در جلسه مصاحبه می‌شود.

آدرس محل مصاحبه را در نقشه جستجو کنید و مسیر، مسافت و زمان رسیدن به سازمان را تخمین بزنید.

2- تحقیق در مورد موقعیت شغلی

در مورد شرح شغل و وظایف آن پوزیشن کاری پرس‌و‌جو کنید. همچنین تحقیق کنید که شخصی که در آن موقعیت فعالیت می‌کند چه ویژگی‌ها و مهارت‌هایی را باید دارا باشد.

سعی کنید ترمونولوژی و ادبیات آن موقعیت شغلی را بشناسید و با اصلاحات و واژه‌های تخصصی آن‌ها آشنا شوید.

3- بررسی سوالات احتمالی جلسه مصاحبه

سوالاتی وجود دارند که معمولاً در جلسه مصاحبه استخدامی مطرح می‌شوند، در مورد این سوالات فکر کنید و پاسخ‌هایی برای آن‌ها آماده داشته باشید. این کار برای حفظ آرامش و افزایش اعتماد به نفس در جلسه به شما کمک می‌کند.

همچنین چند سالی است که سازمان‌ها و شرکت‌ها برای در طرح سوالات جلسه مصاحبه استخدامی، سوالات خلاقه هم استفاده می‌کنند. بررسی این سوالات و آمادگی برای آن‌ها به شما کمک می‌کند در جلسه مصاحبه، با اعتماد به نفس و تسلط بیشتری حضور داشته باشید. برای آشنایی بیشتر با سوالات خلاقه می‌توانید مطلب زیر را مطالعه نمایید.

4-آماده کردن یک یا چند سوال در مورد سازمان و موقعیت شغلی

می‌توانید در مورد جزئیات موقعیت شغلی پرسش‌هایی را طرح کنید. این کار علاوه بر اینکه باعث می‌شود در جلسه منفعل نباشید، نشان می‌دهد شما برای آن سازمان و موقعیت شغلی اهمیت قائل هستید و به جلسه نگاه جدی دارید.

5- آماده کردن وسایل مورد نیاز در جلسه

ممکن است در جلسه به یک سری وسایل نیاز داشته باشید مانند:

• رزومه پرینت شده
• نمونه کارهای قبلی‌تان
• کاغذ و قلم برای یادداشت

این وسایل را شب قبل از مصاحبه آماده کنید تا چیزی را فراموش نکنید و زمان حاضر شدن برای مصاحبه آرامش بیشتری داشته باشید.

6- تست تجهیزات در صورت آنلاین بودن جلسه

حتماً تجهیزات نظیر لپ تاپ، سرعت اینترنت، اپلیکیشن یا پلتفرم مربوطه (که قرار است مصاحبه در آن انجام شود)، میکروفون، هدست و … را مورد بررسی قرار دهید.

همچنین محیطی آرام و مناسب جهت مصاحبه در نظر بگیرید.

در این مورد یک تجربه شخصی ناموفق دارم که شاید برایتان مفید باشد.:

چند سال پیش با یک سازمان بزرگ و به‌نامی مصاحبه داشتم. شرایط استخدام به این صورت بود که فرآیند مصاحبه در چند جلسه غیر حضوری انجام می‌شد و در هر مرحله غربالگری صورت می‌گرفت. من پس از چند جلسه آنلاین موفق، باید برای جلسه غیر حضوری آخر حاضر می‌شدم و آن روز به دلیل مشغله زیاد مجبور بودم در خیابان مصاحبه را انجام دهم. برای اینکار در یک کوچه خلوت در مقابل یک دیوار زیبا و تمیز که به نظر خودم مناسب بود! با گوشی و اسکایپ در جلسه حاضر شدم.

پس از چند دقیقه آن کوچه خلوت تبدیل شد به مسیر جاده ابریشم موتورهای آن محله! و دائما آلودگی صوتی و نویز‌های مختلف باعث می‌شد که از مصاحبه کننده درخواست کنم صحبت‌هایشان را تکرار کنند همچنین گاها، شوخی‌ها و الفاظ کوچه بازاری و رکیک عابرین هم طنین انداز مصاحبه می‌شد و من از خجالت کاملا تمرکزم رو از دست داده بودم.

در نهایت یک مصاحبه فاجعه و ناموفق را به اتمام رساندم؛ در صورتی که شاید با حضور در یک کافه یا محل مناسب دیگری می‌توانستم آن جلسه را هم با موفقیت سپری کنم و جذب آن سازمان شوم. (پس  لطفاً این مورد را بسیار جدی بگیرید)

اقدامات هنگام جلسه مصاحبه

1-لباس مناسب:

لباس شما شاید اولین چیزی باشد که مورد بررسی و قضاوت قرار می‌گیرد. پس بسیار مهم است که لباس رسمی مناسب بپوشید و از پوشیدن لباس‌های اسپرت و غیر رسمی دوری کنید. زیرا این حس را منتقل کند که جلسه مصاحبه برای شما جدی نیست و اهمیتی به آن نداده‌اید.

برای راهنمایی بیشتر در زمینه لباس مناسب در جلسه استخدامی می‌توانید مطلب زیر را مطالعه نمایید.

2- وقت‌شناسی

شما باید در زمان مقرر در محل سازمان حاضر باشید.

 هرگز دیر نکنید، شخصی که دیر به جلسه مصاحبه می‌رسد اینگونه قضاوت می‌شود که وقت‌شناس و مسئولیت‌پذیر نیست. پس حتماً طوری برنامه‌ریزی کنید که 10-5 دقیقه قبل از شروع جلسه در محل جلسه حاضر باشید.

 زمان ترافیک شهری، پیدا کردن جای پارک، پیدا کردن شرکت یا قسمت مورد نظر در سازمان‌های بزرگ و سایر نکاتی که ممکن است باعث شود شما دیر به جلسه برسید را بررسی و در برنامه‌ریزی‌تان مدنظر قرار دهید.

البته مراقب باشید خیلی هم زود نرسید. بیش از 15 دقیقه زود رسیدن هم اصلاً خوب نیست.

3- خاموش یا سایلنت کردن گوشی همراه

این که در خلال جلسه، تلفن همراه شما دائماً زنگ بخورد یا پیامک بیاید، اصلاً حس خوبی به کارفرما نمی‌دهد. علاوه بر آن تمرکز خودتان و مصاحبه‌کننده را هم به هم می‌زند.

4- حفظ آرامش و دور کردن خود از استرس

حفظ آرامش آنقدر نکته مهمی است که در همین مقاله در قسمت‌های مختلف بارها به آن اشاره شده است. این اصل، روی سایر قسمت‌های اصول مصاحبه برای استخدام هم اثرگذار است.

حضور در محیط جدید و ملاقات افراد تازه به صورت طبیعی با اضطراب و استرس همراه است و ممکن است این استرس باعث شود تا نتوانید خودتان و مهارت‌هایی که دارید را به درستی معرفی کنید. در نتیجه سعی کنید آرامش خود را حفظ کنید و با تنفس منظم به خودتان کمک کنید که استرس شما کاهش یابد.

5- رفتار محترمانه با کارکنان و پرسنل آن سازمان

پرسنل این سازمان قرار است در آینده همکارانتان باشند. پس خیلی مهم است که از همین ابتدا، یک رابطه خوب و موثر با آن‌ها برقرار کنید.

 از طرفی دیگر، خیلی اوقات کارفرمایان نظر کارمندان و پرسنل را در مورد افراد متقاضی، جویا می‌شود. در نتیجه رفتار محترمانه و خوب شما با آن‌ها، شانس شما را برای موفقیت در جلسه افزایش می‌دهد.

همچنین این کار باعث می‌شود از نظر روحی، آمادگی بیشتری برای جلسه مصاحبه پیدا کنید.

6- شروع جلسه با نشاط، انرژی بالا و لبخند

با لبخند وارد جلسه مصاحبه شوید. و با نشاط و سطح انرژی بالا جلسه مصاحبه را آغاز کنید.

 نشاط شما باعث می‌شود در برخورد اول با اعتمادبه‌نفس بیشتری رفتار کنید و از همین ابتدا ارتباط بهتری با کارفرما برقرار کنید. شروع خوب و پرانرژی می‌تواند در ادامه روند مصاحبه بسیار موثر باشد.

7- تمرکز بر روی مهارت‌های ارتباطی

یکی دیگر از اصول مصاحبه استخدامی به‌کارگیری مهارت‌های ارتباطی و استفاده درست و تمرکز بر زبان بدن است:

• تماس چشمی خوبی برقرار کنید.
• به دست دادن خود دقت کنید. اگر به دلیل استرس دستان شما عرق کرده، قبل از ورود به جلسه دستان خود را پاک کنید.
• با صدای رسا و بلند صحبت کنید تا ضمن تنفس منظم‌تر، استرس‌تان کاهش یابد.
• سعی کنید خود را در موضع قدرت قرار دهید تا کارفرما حس نکند در موضع ضعف و ناچاری، این موقعیت شغلی را انتخاب کرده‌اید. البته بسیار مهم است که مرز بین اعتمادبه‌نفس معقول و غرور نابه‌جا را رعایت نمایید.
• محو اتاق مصاحبه و محیط سازمان نشوید.
• در پاسخ به سوالات مراقب باشید به جای نگاه کردن به دستان یا کیف خود، یا بازی کردن با خودکار و… (که نشانه استرس شماست) به چشمان کارفرما یا به نقاط دورتر مثل دیوار یا پنجره نگاه کنید.

8- ارتباط صمیمی و موثر با مصاحبه‌کننده

شما در ابتدا باید با مصاحبه‌کننده ارتباط موثری برقرار کنید؛ تا هم در طول روند مصاحبه موفق باشید و هم خود را در ذهن مصاحبه‌کننده تثبیت کنید تا احتمال جذب شما افزایش یابد.

9- دقت به سوالات مطرح شده

به سوالاتی که توسط مصاحبه‌کننده مطرح می‌شود دقت کنید و به آن‌ها فکر کنید و با تعامل پاسخ دهید.

 هیچ ایرادی ندارد که شما ابتدا ثانیه‌هایی به سوالات فکر کنید، سپس جواب دهید. اما اگر شتاب‌زده عمل کنید و پاسخ‌های بی‌ربط به سوالات بدهید احتمال دارد این حس را به مصاحبه‌کننده منتقل کنید که توجه کافی به صحبت‌های او ندارید.

 اگر سوالی مطرح شد که برای شما شفاف نبود، از مصاحبه‌کننده بخواهید در مورد منظور سوال خود توضیح بیشتری بدهد. با اینکار، نشان می‌دهید که با دقت و توجه پاسخ می‌دهید و در انجام امور دقیق هستید.

10- پاسخ صادقانه به سوالات

یکی از مهم‌ترین اصول مصاحبه استخدامی رعایت صداقت در پاسخگویی است.

حتی اگر حس می‌کنید جواب صادقانه شما، باعث می‌شود شانس جذب شما کاهش یابد، باز هم از صداقت کلام فاصله نگیرید. زیرا هیچ چیز به اندازه دروغ نمی‌تواند شما را از آن موقعیت شغلی دور کند.

 اگر مصاحبه‌کننده در یکی از پاسخ‌های شما حس کند دروغ می‌گویید، دیگر به هیچ‌کدام از جواب‌های شما نمی‌تواند اعتماد کند.

همچنین پاسخ دروغ به‌صورت ناخودآگاه، به شما حس ناکافی بودن می‌دهد و تمرکز و آرامش‌تان را در جلسه مصاحبه به هم می‌زند.

11- استفاده از تکنیک STAR در پاسخ به سوالات

برای پاسخ به سوالات می‌توانید از تکنیک STAR استفاده کنید که مخفف عبارت‌های زیر است:

• موقعیت(Situation): موقعیت یا چالشی که در سازمان (قبلی یا فعلی) با آن مواجه بودید.
• وظیفه (Task): نقش و مسئولیت شما در آن موقعیت چه بوده است.
• اقدام (Action): در آن چالش و موقعیت چه تلاشی کردید و چه اقداماتی انجام داده‌اید.
•  نتیجه (Result): نتایج حاصل شده از اقدامات شما چه بوده است.

 برای اطلاعات بیشتر در مورد تکنیک استار می‌توانید مقاله زیر را مطالعه نمایید.

12- نشان دهید در مورد شرکت تحقیق کرده‌اید

در بخشی از پاسخ‌های خود اشاره کنید که در مورد این سازمان تحقیق کرده‌اید و اطلاعاتی از ساختار، فرهنگ سازمانی، خدمات و محصولات، رقبا و بازار کار سازمان دارید این جدیت شما برای کارفرما، می‌تواند بسیار جذاب باشد.

13- حس قدردانی نسبت به سازمان و کارفرمای قبلی

مواظب باشید نسبت به سازمان قبلی بدگویی نکنید. این مسئله می‌تواند کارفرما را نگران برند و آبروی سازمان خود کند، و یا بترسد شما روزی در مورد آن‌ها هم بدگویی خواهید کرد.

حس قدر‌دانی شما به شرکت قبلی، شانس پذیرش در شغل فعلی را افزایش می‌دهد. نشان دهید که نسبت به کارفرمای قبلی حس مثبت دارید.

حتی برای توجیه جدایی از سازمان قبلی هرگز آن را زیر سوال نبرید. اگر در این خصوص از شما سوال شد بهتر است به شکلی بیان کنید جدایی از سازمان برای شما سخت بوده و تصمیم سختی گرفته‌اید، همچنین می‌توانید بگویید ساختار سازمانی شرکت قبلی تغییر کرد یا به دنبال مسئولیت بیشتری بودید.

نکات تکمیلی

• اگر به هر دلیلی مجبور شدید بیرون از اتاق مصاحبه منتظر بمانید، خود را به کتاب یا چیز دیگری مشغول کنید.
• اگر هول شدید به جای اعتراف به آن و قرار گرفتن در جایگاه ضعف با تمرکز بر مهارت‌هایی از خود که حس می‌کنید مناسب آن موقعیت شغلی است خود را در جایگاه قدرت قرار دهید.
• از بحث در مورد مسائل شخصی، سیاسی و مذهبی دوری کنید.
• بهتر است در مورد حقوق دریافتی مستقیماً صحبت نکنید.
• در مورد حقوق دریافتی در سازمان قبلی دروغ نگویید.
• در پاسخ به سوالات مراقب باشید زیاده‌گویی و خاطره‌گویی نکنید.
• بر روی مهارت‌های نامربوط به موقعیت شغلی مانور ندهید.
• در مورد مشکلات شخصی صحبت نکنید (مانند اجاره خانه، دوری راه و …)
• اگر سوال کردند که در شرکت‌های دیگر هم مصاحبه کردید یا خیر اشکال ندارد بگویید؛ ولی اگر مطرح نشد دلیلی ندارد که شما به این موضوع اشاره کنید.
• هرگز اصرار نکنید که مناسب موقعیت خاص در آن سازمان هستید. (من فقط به درد فلان بخش این شرکت عالی می‌خورم)
• از دادن وعده‌های بزرگ اجتناب کنید. (من اگر اینجا باشم در فلان بخش سازمان انقلاب می‌کنم)

اقدامات بعد از جلسه مصاحبه

1- تشکر کنید

در آخر یادتان باشد حتماً از کارفرما بابت وقت و حوصله‌ای که برای شما گذاشته تشکر کنید.

2- سوال در مورد مراحل بعدی جذب و استخدام

از کارفرما در مورد نحوه و زمان مشخص شدن نتیجه استخدام سوال کنید.

3- تثبیت در ذهن کارفرما

برای تثبیت خود در ذهن کارفرما برنامه داشته باشید.

تصور کنید این فرد چقدر خوب در ذهن کارفرما، خود را تثبیت کرده است و این وفاداری و حس مثبت فرد به برند و سازمان فعلی خود، چه حس خوبی به کارفرمای جدید می‌دهد.

4- یادداشت تشکر

پس از مصاحبه، یک یادداشت تشکر با ذکر علاقه به فعالیت در آن سازمان و موقعیت شغلی برای کارفرما ارسال نمایید.

ب) اصول مصاحبه استخدامی برای کارفرمایان

مصاحبه دقیق و درست نیازمند در نظر گرفتن معیارهای مصاحبه استخدامی درست و در جهت اهداف سازمان است.
با انتخاب معیارهای مصاحبه استخدامی مناسب و رعایت اصول مصاحبه استخدامی می‌توانیم از میان متقاضیان استخدام، افراد شایسته را شناسایی و جذب کنیم.

معیارهای مصاحبه استخدامی و تقویت منابع انسانی

همان‌طور که می‌دانیم، منابع انسانی کارآمد یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های یک سازمان است؛ یافتن و پرورش این سرمایه مستلزم انتخاب‌های درست در جلسه مصاحبه استخدامی است.

از این رو با در نظر گرفتن معیارهای مصاحبه استخدامی مناسب و طرح سوالات درست برای جلسه مصاحبه می‌توان افراد شایسته را گزینش و استخدام کرد و بخش عمده‌ای از این مسئله را حل کرد.

مجموعه اقداماتی که در این بخش اشاره شده است به سه مرحله تقسیم شده است:

1- اقدامات قبل از جلسه مصاحبه

1. فرستادن آدرس و لوکیشن برای متقاضیان
2.  هماهنگی زمان مصاحبه با متقاضیان
3. تهیه جدول زمان‌بندی برای جلسات مصاحبه
4. توجه به شرایط برگزاری جلسه مصاحبه (حضوری، تلفنی، تماس تصویری، گروهی و…)
5. بررسی رزومه افراد و شبکه اجتماعی معرفی شده در رزومه جهت آشنایی کلی
6. بررسی نمونه کار فرد در صورت لزوم
7. انتخاب معیارهای مناسب در جهت اهداف سازمان و موقعیت شغلی برای بررسی مهارت‌های سخت و نرم متقاضی
8. تهیه یک لیست از سوالات مهمی که حتماً باید در جلسه مطرح شود
9. آماده سازی شرح موقعیت شغلی مورد نظر و مهارت های مورد نیاز آن
10. هماهنگی با مدیر مستقیم برای حضور در جلسه مصاحبه

2- اقدامات هنگام جلسه مصاحبه

1. استقبال پرسنل سازمان و پذیرایی از فرد
2. اختصاص زمان کافی برای مصاحبه
3. آماده‌سازی مکان مناسب جهت مصاحبه
4. عدم ایجاد وقفه در مصاحبه
5. در دسترس قرار دادن رزومه اطلاعات متقاضیان
6. نکاتی در خصوص طرح کردن سوالات مصاحبه
7. رعایت ساختار کلی مصاحبه و دوری از به حاشیه رفتن و طولانی شدن جواب‌ها
8. اطمینان از انتقال منظور شما به طور کامل و صحیح به کارجو
9. واکنش درست به پاسخ‌های کارجو از طریق زبان بدن
10. یادداشت‌برداری از پاسخ‌های کارجو در طول مصاحبه

3- اقدامات بعد از جلسه مصاحبه

1. اختصاص زمان برای رفع ابهامات کارجو
2. مشخص کردن زمان و روش اعلام نتیجه مصاحبه
3.  رتبه‌بندی افراد بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده
4. دوری از اعلام نتیجه مصاحبه به فرد قبل از انجام مصاحبه با تمام متقاضیان
5. آرزوی موفقیت برای متقاضی

اقدامات قبل از جلسه مصاحبه

1- فرستادن آدرس و لوکیشن برای متقاضیان

بسیاری از متقاضیان ممکن است با محل سازمان شما آشنایی نداشته باشند. برای اینکه راحت‌تر مکان مصاحبه را پیدا کنند، قبل از مصاحبه برای آن‌ها لوکیشن سازمان را ارسال کنید.

2- هماهنگی زمان مصاحبه با متقاضیان

 احتمال دارد زمانی که برای مصاحبه در نظر گرفته‌اید، برای کارجویان امکان‌پذیر نباشد. تا‌جایی‌ که ممکن است برای تنظیم زمان مصاحبه نظر کارجو را نیز پرسید.

 با این کار هم برنامه‌ریزی بهتری می‌کنید و هم به کارجویان نشان می‌دهید برای زمان و برنامه آن‌ها احترام قائل هستید. این کار باعث می‌شود در ذهن کارجو شخصیت خاصی برای سازمان شما شکل بگیرد.

3- تهیه جدول زمان‌بندی برای جلسات مصاحبه

امکان دارد تعداد درخواست‌ها و مصاحبه‌ها زیاد باشد و یک بازه زمانی را به اشتباه به چند نفر اختصاص دهید. برای جلوگیری از این رخداد یک جدول زمان‌بندی برای زمان مصاحبه‌ها تهیه کنید.

4- توجه به شرایط برگزاری جلسه مصاحبه (حضوری، تلفنی، تماس تصویری، گروهی و…)

مصاحبه ممکن است در شرایط مختلف انجام شود و بسته به اینکه مصاحبه حضوری است یا از طریق تلفن یا تماس تصویری، به صورت انفرادی انجام می‌شود یا گروهی، شرایط خاص خود را خواهد داشت.

5- بررسی رزومه افراد و شبکه اجتماعی معرفی شده در رزومه جهت آشنایی کلی

بهتر است که قبل از شروع جلسه مصاحبه، اطلاعاتی در مورد متقاضیان کسب کنید. با دستاوردها و افتخارات، سوابق تحصیلی و شغلی، روحیات و مهارت‌های کارجو تا حدودی آشنا شوید. بررسی رزومه افراد و همچنین شبکه اجتماعی آن‌ها (مانند Linked In) می‌تواند کمک خوبی به شما بکند.

این کار باعث می‌شود در جلسه تسلط بهتری داشته باشید و همچنین سوالات و چالش‌های مناسب‌تری را برای افراد در نظر بگیرید و در نهایت بهتر تصمیم‌گیری کنید.

6- بررسی نمونه کار فرد در صورت لزوم

در برخی از موقعیت‌های شغلی نیاز است برای سنجش مهارت تخصصی فرد، نمونه کارهای قبلی آن‌ها را بررسی کنید.

 ممکن است برخی افراد، توانایی معرفی مهارت‌های تخصصی خود را نداشته باشند، و برعکس برخی با تسلط بر کلام، چیزی فراتر از مهارت‌های واقعی خود را جلوه دهند. بهتر است که برای سنجش مهارت‌های تخصصی فرد، نمونه کارهای قبلی را بررسی کنید.

از دیگر خوبی‌های این کار این است که اصطلاحاً یخ مصاحبه آب می‌شود. افراد زمانی که در مورد کارها و فعالیت‌های خود صحبت می‌کنند با اعتمادبه‌نفس بیشتری به ادامه مصاحبه می‌پردازند.

7- انتخاب معیارهای مناسب در جهت اهداف سازمان و موقعیت شغلی برای بررسی مهارت‌های سخت و نرم متقاضی

معیارهای مصاحبه استخدامی که در ارتباط با موقعیت شغلی مورد نظر است، باید از قبل مشخص شود. می‌دانیم که برای هر موقعیت شغلی مهارت‌ها‌ی مختلف مورد نیاز است و اولویت این مهارت‌ها، نسبت به هر پوزیشن شغلی متفاوت است.

بسیار مهم است که بدانید دقیقاً به دنبال چه کسی و با چه ویژگی‌هایی هستید.

به طور مثال، احتمال دارد تسلط بر نرم‌افزارهای تخصصی برای تیم گرافیک یا بخش مالی سازمان از مهارت‌های اجرایی اهمیت بیشتری داشته باشد. یا مهارت‌های ‌مذاکره و تسلط کلامی برای تیم فروش و بازاریابی از داشتن مقالات علمی پژوهشی مهم‌تر باشد.

پس باید اولویت‌بندی مهارت‌های سخت و نرم مورد نیاز برای موقعیت شغلی مورد نظر، شفاف و دقیق تعیین شود.

8- تهیه یک لیست از سوالات مهمی که حتماً باید در جلسه مطرح شود

در جلسه مصاحبه استخدامی ممکن است با توجه به ارتباطی که میان مصاحبه‌کننده و مصاحبه‌شونده شکل می‌گیرد و جواب‌هایی که کارجو می‌دهد، فضای جدیدی در جلسه شکل گیرد و گاهی مصاحبه به حاشیه برود.

در نتیجه شاید تمام سوالات پرسیده نشود و یا به هردلیلی سوالی فراموش شود.

بهتر است یک ساختار کلی برای جلسه مصاحبه استخدامی طراحی کنید و لیستی از سوالاتی که حیاتی هستند و حتماً باید در جلسه مطرح شود تهیه کنید تا مطمئن باشید در جلسه مصاحبه، حتماً در مورد آن‌ها صحبت خواهد شد.

9- آماده‌سازی شرح موقعیت شغلی مورد نظر و مهارت‌های مورد نیاز آن

همان‌طور که شما باید دقیقاً بدانید از کارجویان چه می‌خواهید و به دنبال چه فردی هستید، مصاحبه‌شونده هم حق دارد دقیق بداند قرار است در شرکت شما چه کاری انجام دهد و چه شرایطی خواهد داشت.

 پس مهم است که موقعیت شغلی و مهارت‌های مورد نیاز آن را به صورت کامل و دقیق برای کارجو شرح دهید و آن‌ها را از شرایط و وظایف آن پوزیشن آگاه سازید تا آن‌ها هم انتخاب و تصمیم درستی بگیرند.

10- هماهنگی با مدیر مستقیم برای حضور در جلسه مصاحبه

در جلسه مصاحبه علاوه بر مدیرعامل یا مسئول منابع انسانی سازمان، بهتر است مسئول مستقیم آن موقعیت شغلی هم حضور داشته باشد و ایشان هم در تصمیم‌گیری استخدام افراد نظر بدهند.

اقدامات هنگام جلسه مصاحبه

1- استقبال پرسنل سازمان و پذیرایی از فرد

یکی از اصول مصاحبه برای استخدام که در شخصیت سازمان شما در ذهن افراد نقش دارد این است که با پرسنل سازمان هماهنگ کنید که در بدو ورود افراد، شخصی از آن‌ها استقبال و پذیرایی کند.

2- اختصاص زمان کافی برای مصاحبه

هنگام مصاحبه به طرف مقابل اجازه دهید پاسخ خود را به طور کامل بیان کند.

این که دائماً وسط صحبت های او بپرید و به دلیل محدودیت زمان صحبت او را متوقف کنید حس خوبی به مصاحبه‌شونده نمی‌دهد و امکان دارد احساس کند صحبت‌های او برای شما مهم نیست.

البته باید حواستان باشد که مصاحبه از مسیر خود خارج نشود و به حاشیه نرود.

3- آماده‌سازی مکان مناسب جهت مصاحبه

اتاقی که در آن مصاحبه می‌کنید باید به دور از سر و صدای محیطی باشد.

همچنین بهتر است و وضعیت قرار گرفتن میز مصاحبه به صورتی باشد که مصاحبه‌شونده و مصاحبه‌کننده روبروی هم قرار گیرند، و در صورت امکان هم‌ارتفاع باشند.

4- عدم ایجاد وقفه در مصاحبه

قبل از شروع مصاحبه، تلفن همراه خود را خاموش کنید و به همکارانتان بسپارید که تماس تلفنی به شما وصل نکنند.

 همچنین از ورود و خروج افراد غیرمرتبط به مصاحبه، به داخل اتاق جلسه جلوگیری کنید.

 وجود وقفه در مصاحبه به روند مصاحبه آسیب می‌زند و ممکن است کارفرما یا کارجو نکته مهمی را فراموش کند.

5- در دسترس قرار دادن رزومه اطلاعات متقاضیان

حتماً رزومه افراد را در دسترس قرار دهید تا در صورت نیاز به اطلاعات آن‌ها مراجعه کنید.

6- نکاتی در خصوص نحوه طرح کردن سوالات مصاحبه

در طرح سوالات مصاحبه به نکات زیر توجه کنید:

دوری از طرح سوالات کلیشه ای و سوالاتی که تمرین آن‌ها راحت است

سوالات کلیشه‌ای که از قبل جواب آن‌ها آماده شده است؛ کمک چندانی به شناخت شما از فرد نمی‌کند و تنها وقت شما را در جلسه می‌گیرند.

 این سوالات معمولاً جواب مشترکی بین افراد متقاضی دارد. پس در تصمیم‌گیری شما خیلی اثرگذار نخواهد بود و گاهی شما را به خطا هم می‌رساند.

درخواست از متقاضی جهت معرفی سریع خود

از کارجو بخواهید در دقایق اندکی خود را معرفی کند و سوابق، دستاوردها و روحیات خود را شرح دهد. با این کار هم مهارت کلامی فرد را ارزیابی می‌کنید و متوجه می‌شوید که کدام ویژگی‌های کارجو برای خودش در اولویت قرار دارد.

طرح سوال‌های بدون وقفه

بخشی از زمان جلسه مصاحبه را به طرح سوالات بدون وقفه و پشت هم اختصاص دهید. پرسیدن به این شکل باعث می‌شود جواب‌هایی که از فرد می‌گیرید کاملاً بر اساس مدل ذهنی و طرز فکر کلی فرد باشد.

طرح سوال‌های خارج از فضای کار

تمامی سوال‌های شما نباید تخصصی و درباره موقعیت شغلی باشد. بهتر است برای گرم‌تر شدن جلسه مصاحبه و کمک به راحت‌تر شدن متقاضی در جلسه، درباره روحیات و رفتارهای فرد خارج از محیط کار سوال بپرسید.

بخشی از زمان را به صحبت کردن کارجو درباره روتین زندگی خود (اوقات فراغت افراد، سرگرمی یا ورزش موردعلاقه، کتاب یا فیلم محبوب و…) اختصاص دهید.

طرح سوال‌های چالشی

 اینکه افراد در چالش‌های متفاوت چه رفتاری از خود بروز می‌دهند، نکته قابل توجه و تاملی است که باید حتماً در جلسه مصاحبه به نحوی مورد بررسی قرار گیرد.

افراد در بحران‌ها و مشکلات واکنش‌های متفاوتی بروز می‌دهند. زمانی که تنشی میان همکاران ایجاد می‌شود، سازمان در فشار قرار می‌گیرد یا چالش خاصی از زندگی خود فرد، چه تاثیری بر روی عملکرد او خواهد داشت.

 طرح یک مسئله واقعی

می‌توانید یکی از مسائل حقیقی پیشین یا کنونی که سازمان با آن روبرو بوده است را مطرح کنید، و بررسی کنید افراد هر کدام چه راه‌حلی برای آن‌ها پیشنهاد می‌دهند و از چه زوایایی و چگونه مسائل را تحلیل می‌کنند.

طرح سوالاتی جهت بررسی ویژگی‌های فردی

در خلال پاسخ‌های کارجو باید این معیارها مورد ارزیابی قرار گیرد. به این منظور می‌توانید سوالات خاصی را طراحی کنید و یا در پاسخ به سوالات قبلی این موارد را ارزیابی کنید.

توانایی تحلیل و حل مسئله فرد

اینکه فرد مسائل را به چه صورت تحلیل می‌کند و برای حل مسئله از چه زوایایی به موضوع نگاه می‌کند.

خلاقیت و انعطاف پذیری فرد

گاهی در فرآیند امور سازمان، اعضا با مسائلی روبرو می‌شوند که برای حل آن، نیاز به خلاقیت فردی و گروهی دارد. همچنین در حل برخی مسائل و انجام وظایف، گاهی مرز مشخصی وجود ندارد و انعطاف‌پذیری اعضای سیستم را می‌طلبد. 

میزان وفاداری شخص متقاضی نسبت به سازمان قبلی

فردی که به سازمان قبلی خود وفادار نیست، احتمالاً به شما هم وفادار نخواهد بود. در صحبت‌های افراد، دقت کنید که از شرکت و سازمان قبلی خود چگونه یاد می‌کنند.

7- رعایت ساختار کلی مصاحبه و دوری از به حاشیه رفتن و طولانی شدن جواب‌ها

همان‌طور که در نکات قبلی اشاره شد، ممکن است در جریان جلسه، بعضی از پاسخ‌های افراد طولانی شده و نسبت به توضیحات آن‌ها سوالات جدیدی برای شما ایجاد شود، و کم‌کم جریان مصاحبه به حاشیه کشیده شده و از مسیر اصلی خود فاصله بگیرد.

برای جلوگیری از این مسئله، سعی کنید جلسه مصاحبه را مدیریت کنید و ساختار کلی که از قبل طراحی کرده‌اید را رعایت نمایید.

8- اطمینان از انتقال منظور شما به طور کامل و صحیح به کارجو

اگر احساس کردید پاسخ او به سوال شما بی‌ربط است؛ این احتمال وجود دارد که سوال شما را درست متوجه نشده باشد. در این صورت با توضیح بیشتر در مورد سوال خود، به متقاضی کمک کنید تا منظور شما را متوجه شود.

قبل از قضاوت در مورد فرد، ابتدا مطمئن شوید منظور شما، به طور کامل و صحیح به کارجو منتقل شده است.

9- واکنش درست به پاسخ‌های کارجو از طریق زبان بدن

با استفاده از حرکات بدن به کارجو این حس را منتقل کنید که کاملاً به صحبت‌های او توجه می‌کنید.

10- یادداشت‌برداری از پاسخ‌های کارجو در طول مصاحبه

برخی از نکاتی که از صحبت‌ها و پاسخ‌های کارجویان در طول مصاحبه برایتان مهم است را حتماً یادداشت کنید. مخصوصاً نکاتی که در ارتباط با معیارهای مناسب موقعیت شغلی مورد نظر است (که از قبل تعیین کرده بودید).

این کار در مرحله بعد که انتخاب فرد مناسب و درست است بسیار به شما کمک می‌کند.

اقدامات بعد از جلسه مصاحبه

1- اختصاص زمان برای رفع ابهامات کارجو

در انتهای جلسه و پس از اینکه اطمینان داشتید تمام سوالات را پرسیده‌اید، زمانی را به رفع ابهامات و پاسخ به سوالات کارجو اختصاص دهید، تا تمام شرایط برای او شفاف شود تا آن‌ها هم بتوانند انتخاب درستی داشته باشند.

2- مشخص کردن زمان و روش اعلام نتیجه مصاحبه

اینکه تا چه زمانی و چگونه نتیجه مصاحبه را اعلام می‌کنید، برای بسیاری از کارجویان مهم است. (مشخص کنید که با آن‌ها تماس می‌گیرید، پیامک یا ایمیل میزنید یا …)

3- رتبه‌بندی افراد بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده

بر اساس یادداشت‌برداری‌ها و معیارهایتان افراد را رتبه‌بندی کنید تا اگر به هر دلیلی فرد انتخاب شده نتوانست یا مایل به همکاری نبود نفرات بعدی جایگزین شوند.

4- دوری از اعلام نتیجه مصاحبه به فرد، قبل از انجام مصاحبه با تمام متقاضیان

گاهی ممکن است در جلسه، فردی به قدری نظر شما را جلب کند یا بالعکس، که تصمیم بگیرید در همان جلسه نتیجه را به فرد اعلام کنید.

هرگز شتاب‌زده عمل نکنید و اجازه دهید ابتدا با تمام متقاضیان مصاحبه انجام شود و انتخاب فرد در فرصت مناسب و بر اساس معیارهای قبلی انجام می‌گیرد.

5- آرزوی موفقیت برای متقاضی

در انتها آرزوی موفقیت در جلسه و ادامه مراحل زندگی داشته باشید.

کلام آخر

به خاطر داشته باشید که ما هر طرف مصاحبه که باشیم (کارفرمایا کارجو)، در جلسه مصاحبه، باید شخصیت و امتیازات خود (یا سازمان خود) را درست و دقیق معرفی کنیم، و از بین گزینه‌های پیش‌ رویمان بهترین گزینه را انتخاب کنیم.

امیدواریم ضمن آشنایی با اصول مصاحبه استخدامی که در این مطلب به آن‌ها اشاره شد و رعایت معیارهای مصاحبه استخدامی، با آرامش و کنترل بیشتر در جلسه مصاحبه حاضر شوید و با عملکرد بهتر در جلسه و معرفی خوب خود، تصمیم‌ درستی بگیرید.

مطالب مرتبط با اصول مصاحبه برای استخدام

در نظر داشته باشید که برای دعوت به مصاحبه استخدامی، در قدم اول باید یک رزومه قوی و استاندارد تهیه کنید. برای ساختن رزومه خوب می‌توانید مطالب زیر را مطالعه نمایید.

در گام بعدی باید شرکت‌ها و سازمان‌های خوبی که موقعیت کاری مناسب شما دارند را بیابید و برای آن‌ها رزومه ارسال کنید. به این منظور و برای آشنایی با سایت‌های می‌توانید از مطالب کمک بگیرید:

آیا تا به حال پیش آمده از خود بپرسید برای موفقیت در مصاحبه استخدامی به چه مهارت‌هایی نیاز داریم؟
مطلب زیر برخی از این مهارت‌های نرم و سخت ضروری جهت مصاحبه استخدامی را بررسی می‌کند:

دوست عزیز؛ در مطلبی که مطالعه کردید ما تلاش کردیم تمامی نکاتی که برای موفقیت در جلسه مورد نیاز است را از زوایای مختلف بررسی و خدمت شما ارائه کنیم.
حالا نوبت شماست که از تجربیات شخصی خود در جلسات مصاحبه برای ما بنویسید.
آیا در جلسات مصاحبه قبلی خود این نکات را به کار برده‌اید؟
همچنین اگر به نظر شما نکته دیگری وجود دارد که در این‌ مطلب به آن اشاره نشده است، در قسمت نظرات با ما به اشتراک بگذارید.