تعجبی نیست که شما اینجایید و مقاله‌ای در مورد مدیریت زمان فریلنسرها می‌خوانید. ما فریلنسر هستیم و فریلنسرها رابطه عجیبی با زمان دارند. برای فریلنسرها، زمان یعنی پول. زمان در حالی که در دستان ماست، بسیار ارزشمند و فرّار نیز می‌باشد.
در این مقاله نکاتی در مورد مدیریت زمان ویژه فریلنسرها می‌خوانیم؛ اما نه نکات و مسائل تکراری و کلیشه‌ای.
نکاتی در مورد تخمین درست زمان پروژه مطرح می‌کنیم و در آخر نحوه برنامه‌ریزی به روش پومودورو را توضیح می‌دهیم.
در نهایت چند نرم‌افزار کاربردی برای مدیریت پروژه و کارهای روزمره معرفی می‌کنیم تا هرچه راحت‌تر به کارهایتان برسید.
فهرست مطالب:
بخش اول: نکات برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
در باب اهمیت مدیریت زمان برای فریلنسرها
فریلنسینگ، زندگی کردن یک رویا. کار کردن از خانه، تنظیم ساعت کاری دلخواه، رئیس خود بودن، دور بودن از ترافیک و صندلی‌های به‌دردنخور اداره. حتی خبری از آن همکار اعصاب خردکن‌تان هم نیست. چه کسی از این ویژگی‌های کاری بدش می‌آید؟
با این حال، اگر نتوانید برنامه‌ریزی درستی داشته باشید، خیلی سریع این رویا تبدیل به یک کابوس می‌شود.
از مهلت تحویل پروژه‌ها عقب می‌مانید و انبوهی از شکایات مشتریان به سراغتان می‌آید.
همه ما فریلنسرها در خانه کار می‌کنیم و بزرگترین چالش پیش روی ما هم همین است. کار در خانه.
وقتی شما در یک اداره کار می‌کنید، مجبورید 8 ساعت تمرکز داشته باشید و صرفاً کار کنید.
اما چطور می‌توانید در خانه، هنگامی که اعضای خانواده در رفت‌وآمد هستند و دائماً با شما صحبت می‌کنند، کار کنید؟
شما به تمرکز و برنامه‌ریزی و از همه مهم‌تر؛ به یک راهنمای مدیریت زمان برای فریلنسرها نیاز دارید.
در ادامه مقاله، مطالبی در مورد مدیریت زمان ویژه فریلنسرها ذکر می‌کنیم و برای بهره‌وری هرچه بهتر، نکاتی عنوان می‌کنیم که خواندن آنها خالی از لطف نیست.
کیفیت یا پول؟ مسئله این است.
همیشه نه گفتن و نه شنیدن، دوتا از سخت‌ترین تجربه‌های ما در زندگی بوده است.
از کودکی به ما آموخته‌اند که جوری صحبت کنیم که از طرف مقابل “بله” بگیریم.
حتی در انواع کتاب‌های مذاکره هم به این قضیه پرداخته‌شده که چگونه صحبت کنیم که طرف مقابل را راضی کنیم؟
حال به این می‌پردازیم که نه گفتن، چه ارتباطی با موضوع اهمیت مدیریت زمان برای فریلنسرها دارد؟
اگر منطقی به شغل فریلنسری نگاه کنیم، مدیریت همزمان چند پروژه، کار به‌شدت سخت و طاقت‌فرسایی است.
شما باید تمام تمرکز و خلاقیت خود را بین چند پروژه تقسیم کنید و خب طبیعتاً این کار از کیفیت نتایج شما می‌کاهد.
رد کردن پیشنهاد مشتریان جدید، بسیار سخت است. هر مشتری با یک پیشنهاد مالی جذاب به سراغ شما می‌آید و این مسئله، برای هرکسی وسوسه‌کننده است.
اما در نظر داشته باشید کار کردن روی همزمان 5 پروژه، 5 برابر انرژی بیشتری هم می‌خواهد.
این کار قطعاً کیفیت کار شما را کم می‌کند و این عامل، تهدیدی برای آینده کاری شماست.
همانطور که می‌دانید، ضمانت کاری شما، ارائه بهترین نتایج در هر پروژه است.
تخمین درست زمان پروژه:
همانطور که می‌دانید، وقتی پروژه‌ای را از مشتری قبول می‌کنید، یکی از اولین کارها، تعیین مهلت انجام آن است.
این کار به عوامل زیادی از جمله نوع پروژه و زمان قبول کردن پروژه بستگی دارد. اینکه شما در آن مقطع زمانی چقدر برای کار می‌توانید وقت و انرژی بگذارید.
مهارت پیش‌بینی شما با توجه به پروژه‌های مشابه که قبلاً انجام دادید و آزمون و خطای بسیار، تقویت می‌شود.
همچنین برای این کار، فرمول‌هایی نیز وجود دارد. پیشنهاد می‌کنیم روش های برآورد زمان در پروژه را بخوانید. اما چیزی که در این مبحث اهمیت دارد، نکاتی است که باید به آنها توجه کرد.
در ادامه به چند نمونه از این نکته‌ها اشاره می‌کنیم:
بیشتر بخوانید: نقشه راه پروژه گرفتن به صورت فریلنسری
1) تخمین خود را دوبرابر کنید.
هر مقدار زمانی که برای انجام پروژه در نظر گرفته‌اید را دوبرابر کنید.
ما به اتفاقات غیرمنتظره آگاه نیستیم و نمی‌دانیم چه مشکلات و موانعی پیش روی ماست.
شاید برای همین است که به آنها غیرقابل‌پیش‌بینی می‌گوییم.
تنها کاری که می‌توانیم بکنیم، این است که تخمین خود را اصولی کنیم.
آن را دوبرابر کنید.
2) با یک فرد حسابگر مشورت کنید.
همیشه با دوست خود راجع به پروژه‌هایتان صحبت کنید. حرف زدن باعث می‌شود دید درونی خودتان هم نسبت به پروژه تغییر کند.
به این صورت که نکاتی که درون ذهن داشتید و فکر می‌کردید که حل شده‌اند، اکنون به زبان می‌آورید و از ناخودآگاه ذهنتان بیرون می‌آیند.
حتی اگر طرف مقابل چیزی از جزئیات پروژه شما نداند، این صحبت کردن به مدیریت زمان فریلنسرها کمک می‌کند.
در بعضی مواقع، این کار بسیار سخت است؛ اما صحبت‌های دوره‌ای با یک فرد دیگر (مثلاً هفته‌ای یک‌بار) در مورد پروژه‌هایتان، به شما کمک زیادی در تخمین درست زمان مورد نیاز برای اتمام پروژه می‌کند.
3) هدف و مقصد پروژه را یادآوری کنید.
این که هدف از انجام کارهایتان را یادآوری کنید، به شما کمک می‌کند تا از اهمال‌کاری دور بمانید.
دنبال پیشرفت پروژه باشید و برای تمام شدنش تلاش کنید. همچنین با این کار شما اتفاقاتی که تا الان افتاده را روی کاغذ می‌بینید و برای تمام شدنش انگیزه می‌گیرید.
4) یادداشت‌های بهره‌وری روزانه تهیه کنید.
نوشتن کارهایی که در طول روز انجام داده‌ایم همواره به ما گوشزد شده است.
اما این موضوع چه ربطی به اهمیت مدیریت زمان ویژه فریلنسرها دارد؟
نتایج آزمایشی که بین دو گروه انجام شده، نشان می‌دهد، افرادی که در آخر روز کاری، 15 دقیقه برای نوشتن کارهایی که کردند وقت می‌گذاشتند، 23 درصد عملکرد بهتری در آخر ماه داشتند و نتایج بهتری را ارائه داده‌اند.
اما چه چیزی باید در این یادداشت روزانه بنویسیم؟
شما باید 5 مورد از مهم‌ترین کارهایی که در طول روز انجام داده‌اید را بنویسید.
این 5 کار هم می‌تواند در مورد پروژه‌هایتان باشد و هم می‌تواند راجع به زندگی شخصی شما باشد.
نوشتن مسائل زندگی شخصی به شما کمک می‌کند که به خودتان یادآوری کنید که تمام زندگی شما کار نیست.
در آخر هم باید 3 کار اصلی که فردا باید انجام دهید را بنویسید.
این کار، به استفاده مفید شما از ساعات روز کمک می‌کند. می‌دانید چه کارهایی برای فردا دارید و اتلاف وقت کمتری خواهید داشت.
در واقع در این یادداشت، به 3 سؤال اصلی پاسخ خواهید داد:
- چه کارهایی امروز درست پیش رفتند؟
- چه کارهایی درست پیش نرفتند؟
- فردا چه کارهایی باید انجام بدهم؟ (فرقی نمی‌کند در زمینه کاری، شخصی یا خانوادگی)
طبیعتاً شما این سؤالات را روی کاغذ نمی‌نویسید و در ذهن خود به آنها پاسخ می‌دهید.
خب تا اینجای مقاله مطالبی در مورد مدیریت زمان فریلنسرها ذکر کردیم. اما بگذارید با یک مثال نحوه برنامه‌ریزی و مدیریت زمان فریلنسر را بررسی کنیم.
ایده مدیریت زمان برای عکاسان و فیلم‌برداران:
شما می‌توانید هر پروژه جدیدی که قبول می‌کنید را به 4 بخش تقسیم کنید:
- کارهای استدلالی
- کارهای ویرایشی
- کارهای میدانی
- کارهای مدیریتی
1- منظور از کارهای استدلالی، فعالیت‌هایی است که صرفاً به انرژی ذهن و خلاقیت احتیاج دارند. مثل سناریو چیدن، جمع‌آوری مطلب، طراحی ایده و …
2- اعمال میدانی، کارهایی هستند که به فعالیت بدنی نیاز دارند و معمولاً در مکانی خارج از منزل انجام می‌شوند. مثل عکاسی یا فیلم‌برداری از سوژه.
3- بخش سوم کارها، اعمال ویرایشی است. همانطور که از اسم این دسته پیداست، کارهایی هستند که تکمیل کننده کارهای دسته قبل می‌باشند. در این مرحله باید عکس‌های خود را اِدیت کنید و یا به تدوین فیلم‌ها بپردازید.
4- در آخر کارهایی قرار می‌گیرند که به هنر مدیریت پروژه شما مربوط می‌شوند. مثلاً پست کردن فیلم و عکس‌های نهایی، چک کردن وضعیت مشتریان جدید و پیگیری درخواست‌های آنها.
بعد از این تقسیم‌بندی، بهتر است در هر روز، مقداری از هرکدام را انجام دهید. این کار دو دلیل دارد:
1) وقتی چند نوع کار را در روز انجام می‌دهید، خسته نمی‌شوید.
2) هنگامی که مقدار کمی کار از هر دسته انجام می‌دهید، از کار، زده نمی‌شوید.
بدین صورت شما می‌توانید هر پروژه را به کارهای مشابه و در عین حال کوچک تقسیم کنید.
مدیریت این‌گونه کارها به مراتب آسان‌تر از پروژه‌های دست‌نخورده و سالم است.
برنامه‌ریزی: یک کلیشه همیشگی
از بچگی به ما گفته‌اند برای استفاده بهتر از زمان، باید برنامه‌ریزی داشت. همین!
نحوه برنامه‌ریزی را به ما یاد نداده‌اند و ما هم بدون هیچ برنامه مشخصی، صرفاً کارها را پیش می‌بریم.
بهتر است ابتدا هدف‌های کلی برنامه‌ریزی را بدانیم. هدف‌هایی که در برنامه‌ریزی دنبال می‌شوند عبارت‌اند از:
1) افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیت‌ها
2) مقرون به صرفه بودن فعالیت‌ها (از نظر زمانی، اقتصادی، …)
3) تمرکز روی مقصد و اهداف و جلوگیری از تغییر مسیر
4) تهیه ابزاری برای کنترل
همه می‌دانیم که از نظر زمانی، 3 نوع برنامه‌ریزی داریم. کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت.
یک فریلنسر، دِدلاین نهایی را بلندمدت در نظر گرفته و بر اساس آن، فعالیت‌های خود را تنظیم می‌کند.
اینکه جزئیات هر پروژه را دقیق بدانیم و در مورد وظایف خود با مشتری صحبت کنیم، از ملزومات کار فریلنسری است.
اگر پروژه‌هایی که قبول می‌کنیم، شبیه به هم باشند و هدف مشخصی داشته باشند، به ما کمک می‌کند که هم کیفیت بهتری ارائه دهیم و هم راحت‌تر پروژه‌ها را مدیریت کنیم.
در اهداف برنامه‌ریزی ذکر کردیم که به‌دنبال ابزاری برای کنترل هستیم. اما چه ابزارهایی برای آسان شدن این امر وجود دارد؟
در ادامه مقاله، به معرفی تکنیک پومودورو برای افزایش تمرکز و مدیریت کارها می‌پردازیم و سپس چند نرم‌افزار مدیریت‌زمان معرفی می‌کنیم که برای مدیریت زمان فریلنسرها بسیار کارآمد هستند.
تکنیک پومودورو
پومودورو در زبان ایتالیایی به معنی سس گوجه‌فرنگی است. فرانچسکو چیریلو، برای تهیه این سس، گوجه‌فرنگی را در بازه‌های زمانی یک الی دو ساعته روی حرارت قرار می‌داد.
او بعد از گذشت چند مدت متوجه شد که می‌تواند این زمان را به بلوک‌‌های زمانی تقسیم و بین آنها استراحت کند.
به همین دلیل است که این تکنیک را با عکس گوجه‌فرنگی می‌شناسیم.
بگذارید کارکرد این تکنیک را با یک مثال بیشتر توضیح دهیم:
همه ما ورزش کرده‌ایم و می‌دانیم بعد از مدتی ورزش کردن به صورت مداوم، خسته می‌شویم و کارایی اولیه را نداریم. طبیعی است که برای رفع خستگی، نیاز به چند دقیقه استراحت داشته باشیم. اما ما خستگی مغزمان را حس نمی‌کنیم.
تمرکز، چیزی است که برای انجام کارها به آن نیاز داریم. تمرکز یعنی کارکشیدن از مغز.
همه ما دوست داریم که در کمترین زمان، به بیشترین حد تمرکز برسیم و کارها را با نهایت دقت انجام بدهیم.
تحقیقات نشان داده که ذهن ما کمتر از نیم ساعت در حداکثر تمرکز کار می‌کند.
تکنیک پومودورو هر دو ساعت را به 4 بلوک زمانی تقسیم می‌کند که بین هر کدام، 5 دقیقه استراحت درنظر گرفته می‌شود.
البته که شما می‌توانید این زمان را بیشتر یا حتی کمتر کنید. قلق شما دست خود شماست. فقط کافی است این تکنیک را برای یک هفته تمرین کنید تا با کم‌وکاست آن آشنا شوید.
کلیپ زیر، این تکنیک را بهتر معرفی می‌کند و بایدها و نبایدهایی را برای دستیابی به حداکثر تمرکز توضیح می‌دهد:
خب، در کلیپ بالا، کاربرد این تکنیک را شناختیم؛ اما ممکن است شروع این تکنیک برای شما هم سخت باشد.
در فرم زیر که برای شما طراحی کردیم، کافی است برای یک‌هفته، روزی 2 ساعت را به تکنیک پومودورو اختصاص دهید.
بعد از این یک هفته رضایت بیشتری از خود خواهید داشت و این تکنیک را ادامه می‌دهید.
شما می‌توانید این فرم را دانلود و چاپ کنید تا راحت‌تر از آن استفاده کنید.
بخش دوم: نرم‌افزارهای مدیریت زمان ویژه فریلنسرها
تا اینجا یک تکنیک برای مدیریت زمان به شما معرفی کردیم. اما همان طور که گفتیم، نرم‌افزار‌هایی هم برای مدیریت کارها وجود دارد.
در ادامه، به معرفی 3 نرم‌افزار مدیریت زمان می‌پردازیم که هم استفاده از آنها راحت است، و هم کارایی خوبی دارند.
1_ ترلو (Trello)
ترلو یک نرم‌افزار فوق‌العاده برای مدیریت پروژه و کارهای گروهی است.
در ترلو به راحتی می‌توانید کارها را مشخص و برای هرکدام دسته‌بندی جداگانه تعیین کنید.
همچنین می‌توانید وظایف هرشخص را معین و برای آنها ددلاین مشخص کنید.
بسیاری از ویژگی‌های این نرم‌افزار به‌صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می‌گیرد؛ اما می‌توانید با پرداخت درون برنامه‌ای به ویژگی‌های دیگر این نرم‌افزار مثل یادآور روزانه و ساعتی دسترسی پیدا کنید.
همچنین قابلیت همگام‌سازی نسخه وب و نسخه موبایل، از دیگر ویژگی‌های خوب این نرم‌افزار محسوب می‌شود.
2_ Todoist
این نرم‌افزار، یکی از فوق‌العاده‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت کارهای روزمره است.
همان طور که گفتیم، شما باید برای تمام کارهای روزانه، برنامه داشته باشید. این نرم‌افزار با رابط کاربری آسان و جذاب، این انگیزه را به شما می‌دهد که برای تمام کارهای خود، زمان مشخصی تعیین کنید و آنها را فراموش نکنید.
همچنین می‌توانید برنامه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید تا آنها هم از ساعت کاری شما باخبر باشند.
قابلیت همگام‌سازی نسخه وب و نسخه موبایل، برای این نرم‌افزار نیز وجود دارد.
3_ تسکولو (Taskulu)
تسکولو هم یک نرم‌افزار مدیریت کارهای گروهی است. با افتخار باید گفت که تسکولو یک برنامه ایرانی است.
در این نرم‌افزار می‌توانید پروژه‌های مختلف را با افراد مختلف ایجاد کنید و هر پروژه را جداگانه مدیریت کنید.
همچنین می‌توانید اسناد تا 10 مگابایت را به پروژه‌های خود پیوست کنید.
استفاده همزمان ده کاربر در ماه، از این نرم‌افزار، رایگان است. این یعنی بهترین خبر برای شرکت‌های تا ده نفر کارمند.
تسکولو هم قابلیت همگام‌سازی نسخه وب و هم نسخه موبایل را دارد.
در نهایت…
در آخر اگر بخواهیم مروری روی مطالب گفته‌شده داشته باشیم:
ابتدا اهمیت مدیریت زمان برای فریلنسرها را متذکر شدیم و گفتیم که یک فریلنسر بدون مهارت برنامه‌ریزی، هیچ‌گاه نمی‌تواند در کار خود موفق شود. سردرگمی، روزبه‌روز بیشتر به سراغش می‌آید و تمرکزش را به‌هم می‌ریزد.
در ادامه نکاتی برای تخمین درست زمان پروژه گفتیم و هنر نه‌گفتن را هم توضیح دادیم.
گفتیم که برای رسیدن به حداکثر تمرکز می‌توانید از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید. یکی از این تکنیک‌ها، تکنیک پومودورو بود که آن‌را به اختصار معرفی کردیم.
در انتها چند نرم‌افزار کاربردی مدیریت پروژه و کارهای روزمره هم معرفی کردیم.
به‌عنوان سخن پایانی هم باید بگوییم که:
مهارت مدیریت زمان برای فریلنسر یکی از اصول شروع کار در این حوزه است.
نگذارید عدم مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، کار و زندگی شما را تحت تأثیر قرار بدهد.
از فریلنسرینگ بیشتر بدانید
مهارتهای فریلنسینگ
همانطور که گفتیم، مدیریت زمان یکی از اصول شروع کار فریلنسری است؛ اما یک فریلنسر، مهارتهای دیگری هم باید داشته باشد.
مقاله زیر به‌خوبی دیگر مهارتهای فریلنسینگ را توضیح می‌دهد.
فریلنسرینگ تاریخچه هم دارد؟
اگر فریلنسر هستید یا قصد شروع کار در این حوزه را دارید، بهتر است قبل از شروع، بدانید که واژه فریلنسر از چه زمانی وارد دایره کلمات انسان شد و اصلاً چرا این نوع کار محبوبیت زیادی دارد؟
فریلنسینگ معایب هم دارد؟
همانطور که گفتیم، کارهای فریلنسری محبوبیت زیادی پیدا کرده‌اند. اما هر کاری مزایا و معایب خود را دارد.
به‌نظر شما معایب فریلنسرینگ چیست؟ آیا هرکسی می‌تواند با فریلنسرینگ کسب درآمد کند و در شغل خود موفق شود؟
درآمد یک فریلنسر خوب است؟
سؤالی که همه ما قبل از شروع هر کاری در موردش تحقیق می‌کنیم؛ میزان درآمد آن است.
اما باید بگوییم که در دنیای فریلنسینگ، درآمد شما مثل برداشتن آب از اقیانوس است. شما به مقدار توانایی‌های خود می‌توانید از آن کسب درآمد کنید. هرچه کیفیت کارتان بهتر باشد، پروژه‌های بهتری سراغ شما می‌آیند و طبیعتاً درآمد بیشتری نیز خواهید داشت.
حتی می‌توانید به‌صورت دلاری کسب درآمد کنید.
اگر شما هم فریلنسر هستید، به ما بگویید که چگونه زمان را مدیریت می‌کنید و از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کنید. به نظر شما مدیریت زمان یک فریلنسر چگونه باید باشد؟
محصولات آموزشی
خوب بود فقط باید به جزئیات بیشتری پرداخته می شد