تا به‌حال در کنار یادگیری مهارت‌های شغلی یا مهارت‌های زندگی، به یادگیری مهارت سوال پرسیدن هم اندیشیده‌اید؟
اینکه مدام در حال پرسش یا پاسخ در زندگی روزمره هستید نشان‌دهنده بی‌نیازی شما از فراگیری مهارت سوال پرسیدن نیست.
حتماً برای هر یک از شما پیش آمده که از کسی سوالی پرسیده‌اید و جواب قانع‌کننده یا درستی دریافت نکرده و با افسوس به خود گفته‌اید که کاش به‌شکل دیگری سوالم را می‌پرسیدم!
پرسیدن سوال درست در زمان درست و با روش درست، در ارتباطات و گرفتن اطلاعات، بسیار مهم است. به‌این‌ترتیب، هم اطلاعات بیشتری به‌دست می‌آورید و هم ارتباط قویتری ایجاد می‌کنید.
اما پرسش فقط در ارتباط با دیگری مطرح نمی‌شود. شما از خود نیز باید سوالات شفاف و درستی بپرسید. زمانی که قرار است مهارتی جدید را یاد بگیرید حتماً از خودتان می‌پرسید که: چطور می‌توانم به بهترین شکل انجامش دهم؟
اهمیت مهارت سوال پرسیدن را از یک خبرنگار، سیاستمدار، افراد مشهور یا کارآفرین جویا شوید. اینکه پرسش درست را در زمان مناسب می‌پرسند و همچنین به‌درستی پاسخ می‌دهند، در موفقیت آنان تاثیرگذار است.
در ارتباط با مهارت پرسش در این متن، به موارد زیر اشاره می‌کنیم:
مهارت پرسشگری چیست؟
مهارت سوال پرسیدن یا پرسشگری یک توانایی است که به شما این امکان را می‌دهد موقعیت‌ها یا مفاهیم را تجزیه و تحلیل و سوالهای مرتبط با آن را مطرح کنید و جنبه‌های مختلف شغل یا رابطه را درک کنید.
موارد زیر به اهمیت آموزش مهارت های پرسشگری اشاره دارد:
کسب اطلاعات: جمع‌آوری اطلاعات یک فرآیند انسانی است. ما از اطلاعات برای یادگیری، کمک به حل مشکلات، کمک به فرآیندهای تصمیم‌گیری و درک واضح‌تر یکدیگر استفاده می‌کنیم.
دلیل اصلی سوال‌کردن، کسب اطلاعات بیشتر است، این اطلاعات می‌تواند در حد یک سوال ساده باشد: ساعت چند است؟
یا مربوط به ارتباطات بین‌فردی یا در مسیر شغلی باشد. سوال کردن در ایجاد ارتباط موفقیت‌آمیز و درست، بسیار موثر است. در این گفتگو، هم سوال می‌کنید و هم از شما سوال می‌شود.
شفاف‌سازی: وقتی مطلب یا موضوعی را به درستی درک نکنید، پرسیدن درباره آن باعث روشن شدن موضوع می‌شود، از سوتفاهم یا کج‌فهمی دور می‌مانید و به‌این‌ترتیب، تصمیم درست‌تری می‌گیرید و متناسب با آن رفتار می‌کنید.
آزمون دانش: با مهارت سوال پرسیدن دانش افراد را تست می‌کنید، از پیش‌فرض‌های ذهنی و نیز دانش آنها آگاه می‌شوید.
ابراز علاقه: اگر در فضای استخدامی یا ارتقاء شغلی هستید با استفاده از مهارت پرسیدن و علاقه‌مند نشان‌دادن خود به فرصت‌های شغلی، استخدام‌‌کنندگان را تحت‌تاثیر قرار دهید. و اگر در تلاش برای ایجاد رابطه و شناخت بهتر هستید، مهارت پرسش و پاسخ به شما در این مسیر بسیار کمک خواهد کرد.
آموزش هنر مهارت سوال پرسیدن
مهارت سوال پرسیدن و تکنیک‌های مربوط به مهارت پرسشگری بر اساس مسیر شغلی، ارتباطی یا نظرسنحی می‌تواند متفاوت باشد. با استفاده از این مهارت، اطلاعات مورد نیاز را به‌دست آورید و به‌کار گیرید. برخی از این مهارت‌ها عبارتند از:
- شناخت انواع سوال
- پرسیدن سوالهای مناسب
- دانستن بهترین زمان سوال پرسیدن
- داشتن پاسخ‌های ممکن
شناخت انواع سوال
در مهارت سوال پرسیدن، دانستن انواع سوال‌ها به شما کمک می‌کند بسته به مخاطب خود سوالهای خاصی را بپرسید. سوال از خط مشی یک شرکت با سوال برای شناخت بیشتر فرد و ایجاد ارتباط، طبیعتاً یکسان نیستند. در ادامه، به انواع سوال می‌پردازیم:
سوالهای بسته
این سوال‌ها به پاسخ‌های کوتاهی مانند «بله» یا «خیر» نیاز دارند. مثلاً نمونه‌ای از یک سوال بسته این است که “آیا سربازی رفته‌اید؟”
سؤالات بسته معمولاً سؤالات چند گزینه‌ای با پاسخ تک‌کلمه‌ای هستند که با «بله» یا «خیر» یا مثلاً “کاملا موافقم یا مخالف” پاسخ می‌گیرند. این گونه سوال‌ها بینش محدودی به دست می‌دهد، اما برای تجزیه و تحلیل داده‌های کمی مناسب است. در بازاریابی یا نظرسنجی‌های متفاوت از این پرسش‌ها استفاده می‌شود.
سوالهای باز
سوالهای باز که به پاسخ‌های طولانی‌تر و خلاقانه‌تری نیاز دارد. با چه، چرا و چگونه آغاز می‌شود و به مخاطب، فرصت بیشتری برای بررسی و عمیق‌شدن در پرسش می‌دهد و به پاسخ کامل‌تر دادن تشویق می‌کند و البته بینش بیشتری نیز به پرسشگر می‌دهد. هیچ پاسخ ازپیش‌تعیین‌شده‌ای ندارد.
مثلاً به‌نظر شما چگونه می‌توانیم جلسات دوره‌ای را بهبود ببخشیم؟ بدترین و بهترین بخش جلسات چیست و چرا؟
سوالهای پیشرو
این سوال‌ها برای هدایت پاسخ‌دهنده به‌سمتی خاص است. سوال پیشرو به‌نوعی پاسخ‌دهنده را وادار می‌کند بر اساس روشی که در قالب‌بندی قرار دارد، به شیوه‌ای خاص پاسخ دهد.
اغلب اوقات این سوال‌ها حاوی اطلاعاتی است که سازنده‌ی نظرسنجی به‌جای دریافت پاسخی بی‌طرفانه و واقعی، می‌خواهد که پاسخ‌دهنده آن را تایید کند.
سوالات پیشرو تکنیک خوبی است، اما می‌تواند باعث شود طرف مقابل احساس کند که چاره‌ی کمی دارد یا اصلاً انتخابی ندارد.
سؤالات یادآوری
این سؤالات برای یادآوری اطلاعات نیاز به تفکر دارد. یک مثال این است که “چه مهارت‌هایی شما را نامزد مناسب برای این موقعیت می‌کند؟”
این‌ها سوالاتی هستند که در آنها لازم است اطلاعات را به خاطر بیاورید و پاسخی کوتاه یا بلند ارائه دهید یا جای خالی را پر کنید. این نوع سوالات اگر در نظرسنجی از مشتری پرسیده شوند، از او می‌خواهند که نکته‌ای را به یاد آورده و آن را بازگو کند. همچنین از این سوالات می‌توان برای نظرسنجی‌های درون‌سازمانی، برای سنجش میزان ارتباط کارکنان با کسب‌وکار و میزان دانش آنها استفاده کرد.
سؤالات قیفی
این نوع سوال شامل شروع با سوالهای بسته است و با طرح پرسش‌های چالشی به سوالات باز منتهی می‌شود و برعکس. سوالاتی مشخص و جهت‌دار که گاهی بر اساس پاسخ سوال قبلی، تغییر می‌کند. این سبک از سوال پرسیدن در موارد زیر به کار می‌رود:
برای دستیابی به جزئیات بیشتر
شما برای به‌دست آوردن اطلاعات خاص و با جزئیات، با مطرح کردن به ترتیب آنها، می‌توانید پاسخ‌های دقیق‌تری دریافت کنید. اگر در طول مکالمه، نیاز به شفافیت بیشتر دیدید بر آن بخش متمرکز شوید.
برای اینکه کارمند احساس راحتی بیشتری کند
از سوالات قیفی برای ایجاد فضایی آرام استفاده کنید. می‌توانید با پرسیدن سوال ساده و خاص مانند پرسیدن نام، شروع کنید و به آرامی سوالاتی بپرسید که فرد را به صحبت آزادتر دعوت کند.
برای آرام کردن محیط پر تنش
وقتی فرد به‌شدت مضطرب و عصبی یا ناراحت است می‌توانید از سوالهای قیفی، برای پی بردن به‌علت حال بدش استفاده کنید. این سوالات به او این فرصت را می‌دهد که جزئیات بیشتری در مورد وضعیتش بیان کند و شما ضمن نشان دادن همدلی خود، راه‌حل هایی را پیشنهاد دهید.
پرسیدن سوال مناسب
بسته به پاسخ‌دهنده، سوالهای مناسب بپرسید. طبیعتاً نحوه‌ی پرسش از همکار مافوق، لحن و زبان متفاوتی را نسبت به پرسش از مشتری می‌طلبد. اگر بدانید سوال خود را چگونه به‌درستی بیان کنید، در عین احترام به ایشان، اطلاعاتی را به دست می‌آورید.
چرا پرسیدن سوالات درست مهم است؟
پرسیدن سوالات مناسب می‌تواند به شما کمک کند اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کنید. ضروری است که سؤالات خاصی بپرسید زیرا احتمالاً پاسخ خاصی می‌خواهید. علاوه‌بر این، یادگیریِ نحوه پرسیدن سؤالات صحیح در توسعه مهارت‌های ارتباطی بسیار اهمیت دارد.
مهارت‌های ارتباطی می‌تواند به شما کمک کند اطلاعات را به اشتراک بگذارید و به دیگران آموزش دهید، مهارت‌های بین‌فردی خود را بهبود بخشید، روابط بهتری ایجاد کنید یا افراد را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنید.
دانستن بهترین زمان سوال پرسیدن
اگر در مورد یک تکلیف کاری مدت‌دار (که مهلت دارد) سوال فوری دارید، زودتر پرسش خویش را مطرح کنید و از سردرگمی رها شوید.
مثلاً از سرپرست مربوطه، در ساعات صبح سوال‌تان را بپرسید تا فرصت پاسخگویی به ایشان بدهید یا پس از پایان ساعت کاری پرسش خویش را مطرح کنید.
داشتن پاسخ‌های ممکن
به پاسخ‌های احتمالی سوالاتی که می‌خواهید بپرسید، بیندیشید. این به شما در انتخاب و بیان سوالاتی که می‌خواهید بپرسید کمک خواهد کرد. مثلاً اگر دیدید سوالی پاسخ روشنی ندارد آن را بازنویسی کنید یا تغییر دهید تا روشن شود.
یافتن پاسخ‌های بالقوه به شما کمک می‌کند که مهارت‌های خود را ارتقا دهید و سوالات عمیق‌تر و خلاقانه‌تری بپرسید.
چگونه مهارت پرسشگری را تقویت کنیم؟
چند راه وجود دارد که می‌توانید مهارت‌های پرسشگری خود را بهبود بخشید:
مشخص بپرسید
سوالات خود را دقیق مشخص کنید تا پاسخ دقیق دریافت کنید. اگر نیاز به پاسخ مستقیم دارید از سوال بسته استفاده کنید. به‌طور مثال وقتی می‌خواهید در مورد ساعات کاری خود سوال کنید به‌جای اینکه بگویید ساعات کاری من چگونه است؟ بپرسید ساعات کاری من چقدر است؟ سوال دوم شفاف‌تر است.
مرتباً سؤال بپرسید
پرسیدن مرتب سوالات به شما کمک می‌کند نحوه بیان سوالات خود را بهبود ببخشید. شما با پرسش از خویش و پاسخ به آن، تمرین کنید تا به بینشی در مورد کیفیت سوالات برسید. این گونه دست‌تان می‌آید کدام نوع سوال، پاسخ موثرتری دارد.
پاسخ‌ها را تشویق کنید
اگر سوال خود را از جمع بزرگی از مخاطبین مثلاً در یک کنفرانس می‌پرسید مشارکت مخاطبان را تشویق کنید. یا مثلاً با هدایت سوال به مخاطب خاص و یا استفاده از مشوق‌ها برای دریافت پاسخ مخاطبان، اقدام کنید. سوالات را به سمت مخاطب فعال هدایت کنید.
تشویق مشارکت
در موقعیت‌های گروهی، رهبران اغلب می‌خواهند تا حد امکان افراد زیادی را در بحث یا مناظره شرکت دهند. تا حدی می‌توان با پرسیدن سؤال از اعضای گروه، به این امر دست یافت.
یکی از راه‌هایی که می‌تواند مزایای این تکنیک را افزایش دهد این است که سوال را از یک عضو فعال گروه به کسی که کمتر فعال است یا تمایل کمتری برای پاسخ دادن بدون فرصت مستقیم دارد، هدایت کنید. البته مراقب باشید که باعث خجالت یا ناخرسندی این افراد که صحبت کردن در چنین موقعیت‌هایی برایشان استرس زاست نشوید. اعضای ساکت‌تر گروه را تشویق کنید، اما آنها را مجبور به مشارکت نکنید.
به پاسخ‌ها با دقت گوش دهید
گوش دادن مشتاقانه به پاسخ سوالات می‌تواند به شما امکان ارزیابیِ اثربخشی سوالات‌تان را بدهد و اگر اطلاعاتی که می‌خواستید به‌دست نیاوردید سوال خود را دوباره بیان کنید یا آن را تغییر دهید. گوش‌دادن به پاسخ‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا سوالات بعدی را بهتر مطرح کنید.
از سکوت استفاده کنید
استفاده از سکوت یک راه قدرتمند برای ارائه سوالات است. همانند دیگر تعاملات بین فردی، مکث در گفتار می‌تواند به تاکید بر نکات کمک کند و به طرفین فرصت دهد تا افکار خویش را جمع آوری کنند. حداقل سه ثانیه مکث پیش از مطرح کردن سوال می‌تواند بر اهمیت آنچه پرسیده می‌شود، اشاره کند.
مطالب مرتبط
در دنیای امروز بیش از هر زمانی نیاز داریم تا به مهارت‌های نرم آگاه شویم و خردمندانه‌تر در روابط شغلی و ارتباطی پیش رویم.
بسیاری از ما ممکن است در ابتدا مهارت‌هایی چون پرسشگری، ارتباط موثر و مهارت گفتگو را نادیده بگیریم، چون هر روز، هم گفتگوهای متعدد داریم و هم پرسش‌های زیادی از یکدیگر می‌پرسیم. اما حتماً در محیط کاری و ارتباطی با افرادی که بسیار در این زمینه موثر عمل می‌کنند، روبرو شده‌ایم. آنها این مهارت‌ها را آموخته‌اند.
در رابطه با برخی از این مهارت‌ها مقالات زیر آگاهی‌بخش است:
داشتن ارتباط موثر در دنیای امروز بیش از گذشته اهمیت یافته است. در مقاله زیر پیرامون اهمیت ارتباطات انسانی بخوانید.
برای داشتن یک گفتگوی موفق هم خواندن مطلب زیر خالی از لطف نیست:
در مورد مهارت سوال پرسیدن نکاتی را در این مقاله بیان کردیم. حالا دیگر بر ما پوشیده نیست که نوع سوالی که می‌پرسیم در آینده‌ی روابط شغلی یا عاطفی ما نقش زیادی دارد. خب، مهم‌ترین سوالی که تا به حال از خود پرسیده‌اید چه بوده و چه تاثیری در مسیر زندگی شما داشته است یا حتی سوالی که دیگری از استاد گرفته تا دوست، رییس یا کسی دیگر از شما پرسیده و شما را به فکرکردن و بهبود یا تغییر مسیر فراخوانده چه بوده؟ در بخش کامنت با دوستان به اشتراک بگذارید.
محصولات آموزشی