با وجود چالشهای موجود در مسیر جذب و استخدام، چگونه این روند، موفقیتآمیز طی میشود؟
دانستن اصول جذب و استخدام چه کمکی به سازمانهای خصوصی و دولتی میکند؟
آیا اصول استخدام در دستگاههای دولتی و خصوصی یکسان است؟
داشتن درک درست و آگاهی کامل از اهمیت جذب و استخدام به مدیران کمک میکند، در انتخاب ارزشمندترین دارایی سازمان؛ یعنی کارکنان درست، بهترین عملکرد را داشته باشند. همچنین مطلع شدن از بروزترین معیارهای استخدامی و استراتژیهای جذب نیرو، سبب سادهتر شدن این فرایند میشود.
این شما و این هم کاربردیترین مطلب اصول جذب و استخدام.
بخشهای مختلف مطلب:
- اهمیت اصول جذب و استخدام
- مراحل فرایند جذب و استخدام نیروهای برتر
- تفاوت جذب و استخدام
- مثلث فولادی استخدام
- استراتژی های نوین جذب و استخدام
- برنامه ریزی هدفمند برای جذب و استخدام
- معرفی روش های اجرایی جذب و استخدام
- 2 نمومه فرم کاربردی در مسیر جذب و استخدام
- نکتات طلایی اصول جذب و استخدام بهترینها
- جمع بندی مطالب
اهمیت اصول جذب و استخدام
دانستن اصول جذب و استخدام نقش مهمی در موفقیت و رشد سازمانها از چند جهت کلیدی دارد:
- پرورش استعداد: با جذب و استخدام استعدادهای مناسب، سازمانها میتوانند اطمینان حاصل کنند که از مهارتها و تخصص لازم برای هدایت اهداف تجاری و دستیابی به موفقیت برخوردارند.
- نگهداری کارکنان: شیوههای کارگزینی مؤثر که بر یافتن نامزدهایی که مناسب سازمان هستند تمرکز دارد، میتواند به افزایش نرخ حفظ کارکنان کمک کند. هنگامی که کارمندان به خوبی با نقشهای خود سازگار هستند و با فرهنگ شرکت هماهنگ هستند، به احتمال زیاد درگیر و متعهد به کار خود میمانند.
- عملکرد سازمانی: یک فرآیند قوی جذب و استخدام که متقاضیانبرتر را شناسایی و استخدام میکند، میتواند تأثیر مستقیمی بر عملکرد کلی سازمان داشته باشد. استخدام کارمندان با انگیزه و توانمند منجر به افزایش بهرهوری، کارایی و نوآوری میشود.
- حفظ تنوع: آگاهی از اصول جذب و استخدام نقش مهمی در پرورش تنوع در سازمانها دارد. با جستجوی فعالانه نامزدهایی با پیشینههای مختلف، تلاشهای استخدام میتواند به ایجاد یک محیط کار فراگیرتر کمک کند که دیدگاهها و ایدههای مختلف را ارزشگذاری میکند. نیروی کار متنوع، خلاقیت، تصمیمگیری و موفقیت کلی سازمانی را افزایش میدهد.
مراحل فرایند جذب و استخدام نیروهای برتر
معمولاً فرایند جذب و استخدام شامل چندین مرحله کلیدی با هدف شناسایی، جذب و انتخاب نامزدهای واجد شرایط برای نقشهای تعریف شده در یک سازمان است.
1. نیاز سازمان را مشخص کنید – اولین قدم
در مراحل فرایند جذب و استخدام، اولین قدم شما تعیین نیاز به استخدام یا جایگزینی است. در این مرحله بهتر است نیازهای سازمان را لیست کنید. این کار دو مزیت به همراه دارد:
اول؛ در مسیر جذب و استخدام سردرگم نمیشوید. زیرا؛ نیاز سازمان برای استخدام و حتی جایگزینی مشخص است. مزیت دوم؛ سهولت در تعریف شرح شغلی است که در ادامه آموزش استخدام و جذب نیرو به آن میپردازیم.
2. تعریف شرح شغلی – مهمترین مرحله
تعریف نقش شغلی، مسئولیتها، صلاحیتها و مهارتهای مورد نظر سازمان، مهمترین قدم از مراحل فرایند جذب و استخدام است. ایجاد آگهی استخدامی که به طور دقیق نقش و الزامات آن را منعکس کند، میتواند نیروی مطابق با نیاز سازمان را جذب کند.
3. شروع جست و جو
پس از تعیین نیاز سازمان و طراحی دقیق شرح شغلی، آگهی استخدام از طریق کانالهای زیر توزیع میشود؛
- تابلوهای شغلی
- وبسایتهای شرکت
- رسانههای اجتماعی
- آژانسهای استخدام
بهتر است که به طور فعال کاندیداها را از طریق منابع مختلف از جمله؛ هیئت های شغلی، شبکههای حرفهای، ارجاعات و اطلاع رسانی مستقیم نیز تأمین کنید. این اقدام با هدف جذب طیف متنوعی از متقاضیان واجد شرایط انجام میشود. مرحلهی بعد نوبت انتخاب بهترینها است.
4. انتخاب هوشمندانه
انجام غربالگریهای اولیه، مانند مصاحبه تلفنی یا بررسی رزومه، برای ارزیابی بیشتر صلاحیت، تجربه و تناسب نامزدها برای نقش مورد نظر است و سبب یک انتخاب هوشمندانه در فرایند جذب و استخدام میشود.
بررسی رزومه. تماس تلفنی. مصاحبهی حضوری
- بررسی رزومهها و درخواستها برای تدوین یک لیست کوتاه از نامزدهایی که شرایط اولیه شغلی را دارند. این مرحله به شناسایی نامزدهای بالقوه برای ارزیابی بیشتر کمک میکند.
- در مرحلهی بعد؛ تماس تلفنی با کاندیدهایی که رزومه آنها بررسی شده، لیست شما را از آنچه که هست کوچکتر میکند.
- و در نهایت؛ دعوت از نامزدهای منتخب برای مصاحبه حضوری با مدیران استخدام و متخصصان منابع انسانی صورت میگیرد. مصاحبهها به بررسی ارزیابی مهارتها، شایستگیها و تناسب فرهنگی نامزدها در سازمان کمک میکند. با رعایت اصول مصاحبه، این فرایند، حرفهای و موفق انجام میشود.
شاید در این مرحله فکر کنید که فرایند جذب و استخدام پایان یافته است: قطعاً خیر.
5. آماده پذیرش پاسخ منفی باشید!
شنیدن پاسخ منفی، یکی از مهمترین موارد در فرایند جذب و استخدام است. در نظر داشته باشید که ممکن است از همه پاسخ مثبت دریافت نکنید. بهتر است که پاسخهای منفی را بپذیرید و اگر متقاضی خوبی وجود دارد که قصد دارید آن را حتماً جذب کنید، با بررسی اهداف و شرایط سازمان، یک پیشنهاد کاری عالی در نظر بگیرید و با برنامهریزی دقیق پیشنهاد خود را به متقاظی مدنظرتان ارائه دهید.
تا اینجای مطلب، فرایند جذب و استخدام را به شما معرفی کردیم. اما تمام اصول جذب و استخدام، صرفاً بررسی فرایند آن است؟
تفاوت جذب و استخدام
اگر شما مدیر سازمان هستید، بهتر است درک دقیق و درستی از تفاوت جذب و استخدام داشته باشید؛ پایههای اساسی اصول جذب و استخدام دانستن این تفاوت است.
به طور کلی فرایند یک استخدام با برنامهریزی کوتاه مدت انجام میشود. تعیین نقش مورد نیاز و ضروری سازمان، فرایند استخدام را آغاز میکند. پس نتیجه میگیریم که اساس استخدام، نیاز سازمان است.
در سوی دیگر، جذب یکی از اهداف بلند مدت سازمان است. نیاز به برنامهریزی طولانی مدت دارد. و مدیران سازمان برای جذب استعدادهایبرتر، استراتژیهای نوین را در نظر میگیرند و سرمایهگذاری طولانی مدت میکنند. درواقع جذب، یک فرایند مداوم است و نیاز به تحقیق دقیق دارد. توجه داشته باشید که فرایند جذب ارتباط مستقیمی با برند کارفرمایی شما دارد.
اگر تا این مرحله تصمیم به استخدام نیروی جدید گرفتهاید، پیشنهاد میکنیم که با مثلث استخدام آشنا شوید.
مثلث فولادی استخدام
مدیران سازمان برای اطمینان از تناسب بین شغل و شاغل چه میکنند؟
یکی از مهمترین اصول جذب و استخدام در نظر گرفتن سه رکن مثلث استخدام است. مدیران برای کاهش ریسک تصمیمهای اشتباه در فرایند جذب و استخدام، از این مثلث بهره میگیرند.
قابلیتها
فهرست دقیقی از قابلیتها و مهارتهای مورد نیاز سازمان تدوین کنید. این فهرست به تیم ارزیابی کمک میکند که ابزار سنجش را متناسب انتخاب کنند.
سنجش قابلیتها
آزمونهای مهارتی یا ارزیابیهای روانسنجی برای سنجش تواناییها و تناسب داوطلبان برای نقش مربوطه است. و پس از تدوین فهرست قابلیتها اجرا میشود. این ابزارها دادههای عینی را برای حمایت از تصمیمات استخدام ارائه میدهند.
ارزیابی
آیا ارزیاب یا تیم ارزیابی شما حرفهای هستند؟
بدیهی است که سه ضلع مثلث استخدام در تعامل با یکدیگر هستند؛ وجود هرگونه ضعف در هر یک از این اضلاع، اعتبار مثلث را کاهش میدهد. در نتیجه توجه داشته باشید که تیم ارزیابی، ماهر باشند و برای ارزیابی، مصاحبه و تشخیص تمایز، آموزش دیده باشند.
اگر هنوز یک استراتژی کارامد برای این فرایند، انتخاب نکردهاید در ادامه مطلب اصول جذب و استخدام همراه ما باشید.
استراتژی های نوین جذب و استخدام
بنظر شما چرا داشتن استراتژی استخدام برای سازمانها ضروری است؟
داشتن استراتژی درست یکی از اصول جذب و استخدام است. در ادامه از اهمیت این اصل بیشتر صحبت میکنیم.
اهمیت استراتژی جذب و استخدام
انتخاب یک استراتژی، بخشی از اصول جذب و استخدام است و به دلایل زیر، برای سازمانها اهمیت ویژهای دارد:
- بهترین استعدادها را بیابند و استخدام کنند.
- کاندیداهایی را جذب کنند که هم از نظر شرایط شغلی و هم از نظر تناسب فرهنگی، مناسب سازمان هستند.
- جابجایی کارکنان را کاهش دهند؛ استخدام نامزدهای نادرست میتواند منجر به نرخ جابجایی بالا شود و هزینههای قابل توجهی برای سازمان بتراشد.
- برند کارفرمایی خود را بهبود بخشند.
- مزیت رقابتی ایجاد کنند.
تحلیل نیاز سازمان با چند سوال کلیدی
به نظر شما نیاز سنجی یک استراتژی جذب و استخدام محسوب میشود؟
استفاده از استراتژی های استخدام به مدیران این امکان را میدهد که متناسبترین متقاضی را در سازمان استخدام کنند. همچنین تا حد زیادی از هدر رفتن منابع جلوگیری میکند. در نتیجه تحلیل نیاز سازمان باعث میشود که مدیران در انتخاب متقاضی، تعیین بودجه استخدام و انتخاب روش استخدام بهترین عملکرد را داشته باشند.
7 سوال کلیدی برای تحلیل نیاز سازمان:
1. اولویت سازمان برای جذب و استخدام نیروی جدید چیست؟
2. آیا هنگام تجزیه و تحلیل عملکرد سازمان، نیازمند مهارت یا صلاحیتهای خاصی شدهاید؟
3. آیا نقش مورد نیاز را میتوان بین اعضای تیم فعلی تقسیم کرد؟
4. چه شکافهایی را در تیم فعلی خود میبینید؟
5. آیا حجم کاری افزایش یافته است؟
6. آیا نقش مورد نیاز، یک کارمند تمام وقت میخواهد؟
7. بهتر است روی چه توانمندیهایی سرمایهگذاری کنید؟
زنجیره برند سازی سازمان
ایجاد یک زنجیره برندینگ قوی در سازمان میتواند یک استراتژی قدرتمند برای اهداف جذب و استخدام باشد. در ادامه مهمترین اجزای یک زنجیره برند سازی سازمان را توضیح دادیم که به جذب استعدادهای برتر کمک میکند:
- نام تجاری کارفرما؛ درواقع، تصویری است که شما به عنوان یک کارفرما در سازمان دارید. یک برند کارفرمایی قوی ارزشها، فرهنگ و شهرت شرکت را به عنوان کارفرمای انتخابی به اشتراک میگذارد. این برند میتواند نامزدهای با استعدادی را جذب کند که با ارزشها و فرهنگ سازمان همسو هستند.
- ارزش پیشنهادی کارمند؛ یعنی آنچه که سازمان از نظر مزایا، فرصتهای رشد، تعادل بین کار و زندگی و فرهنگ شرکت به کارکنان خود ارائه میدهد. یک ارزش پیشنهادی قانع کننده (برای مثال؛ پاداشهای مالی، توسعه شغلی و…) سازمان را از رقبا متمایز میکند.
- ارتباطات داخلی؛ ارتباطات شفاف و منسجم درون سازمان، زنجیره برندسازی آن را تقویت میکند. کارکنانی که ارزشها و اهداف شرکت را درک میکنند و با آنها همسو میشوند، به احتمال زیاد از سازمان حمایت کرده و به ساختن یک برند کارفرمایی مثبت کمک میکنند.
- تجربه مصاحبه استخدام؛ داشتن یک تجربه مثبت مصاحبه استخدامی از سوی کارکنان در شکل گیری برند کارفرمایی شما به شدت مؤثر است. بررسی تجربهها در بهبود این روند به شما کمک میکنند.
استفاده از ابزارها و بسترهای دیجیتالی
ارسال موقعیتهای اجرایی در پلتفرمهای شغلی آنلاین و سایتهای شبکهای حرفهای نیز میتواند نامزدهای واجد شرایط را جذب کند. این روش میتواند به مخاطبان گستردهتری برسد و به نیروهای بالقوه اجازه دهد تا فعالانه برای نقشها درخواست دهند.
درگاههای شغلی یا فضای مجازی؟
شما به عنوان مدیر سازمان، برای جذب و استخدام کدام بستر را انتخاب میکنید؟
البته که استفاده از هر دوی این بسترها بخشی از اصول جذب و استخدام است؛ ایجاد یک شبکهی حرفهای به این فرآیند سرعت میبخشد.
در بخش تفاوت جذب و استخدام دیدیم که؛ جذب نیاز به برنامهریزی بلند مدت دارد و جزء اهداف طولانی مدت سازمان است؛ پس بهتر است که از فضای مجازی با هدف جذب نیرو استفاده کنید. و زمانی که سازمان نیاز به استخدام فوری داشت، انتخاب اول را درگاههای شغلی در نظر بگیرید. همچنین توجه داشته باشید که بستر فضای مجازی به شدت بر برند کارفرمایی شما تأثیر گذار است.
پیاده سازی استراتژی های جذب و استخدام نیاز به یک برنامهریزی هدفمند دارد که در ادامه به آن میپردازیم.
برنامه ریزی هدفمند برای جذب و استخدام
برنامهریزی تضمین میکند که هر مرحله از فرایند جذب و استخدام به درستی و در زمان مناسب انجام شود؛ این یک نقشه راه است که به مدیران کمک میکند تا نیاز سازمان را با اهداف تعیین شده آن هماهنگ کنند. وقتی که یک برنامه ریزی جذب و استخدام به خوبی تدوین شده باشد، دارای ویژگیهای زیر است:
- هزینههای جذب و استخدام را به حداقل میرساند.
- کیفیت استخدامهای جدید سازمان را افزایش میدهد.
- از هدر رفتن زمان و انرژی در مسیر جذب و استخدام جلوگیری میکند.
- به سازمان، توانایی سازگاری با تغییرات ناگهانی را میدهد.
در ادامه مطلب برای برنامهریزی هدفمند، قدم به قدم با شما هستیم.
کاندیدای ایدآل شما چه کسی است؟
طراحی پرسونای کارمند، امکان برنامهریزی هدفمند را در مسیر جذب و استخدام فراهم میکند؛ اطلاعات بروز از اصول جذب و استخدام به شما کمک میکند که یک پرسونا با جزئیات کامل طراحی کنید و روند برنامهریزی را تا حد زیادی ساده کنید. توجه داشته باشید که طراحی پرسونا در واقع بازتابی از گروههای کارکنانی است که جذب و استخدام آنها برای سازمان ارزشمند است. برای مثال:
- مشخص نمودن میزان تجربه
- گروه سنی و تحصیلات
- مهارت مورد نظر و مهارتهایی که در کنار مهارت اصلی برای سازمان ارزش دارد.
- مشخص نمودن جنسیت، بسته به شرایط و موقعیت موجود.
- تعداد دفعات تغییر شغل
- نحوهی جستجوی شغل
پیشنهاد میکنیم برای دو مسیر جذب و استخدام پرسوناهای مجزا طراحی کنید، سپس روند برنامهریزی را آغاز کنید.
تعیین بودجه استخدامی
قدم بعدی شما در مسیر برنامه ریزی جذب و استخدام، تعیین بودجه استخدامی است. بودجهبندی به شما کمک میکند تا پول خود را درجای درست خرج کنید. در ادامه توجه شما را به چند مورد از هزینههای احتمالی جلب میکنیم:
- هزینه تستهای ارزیابی
- هزینه زمانی که مدیران و تیم منابع انسانی برای استخدام نیرو اختصاص میدهند.
- هزینه تبلیغات
- هزینه رویدادها با هدف جذب نیرو
پیشهاد میکنیم برای هزینههای برنامهریزی نشده نیز مبلغی را در نظر بگیرید.
ایجاد جدول زمانی
تدوین جدول زمانی یکی از مهمترین فاکتورهای برنامه ریزی هدفمند جذب و استخدام است؛ اگر بتوانید برای یافتن کارمندان مناسب، زمان مورد نیاز را برنامهریزی کنید، میتوانید؛
1. مشکلات موجود در فرایند جذب و استخدام را مشخص کنید.
2. استراتژی مناسب را بکار بگیرید.
3. زمان استخدام را کاهش دهید.
در این جدول، زمان لازم برای هر مرحله از فرایند جذب و استخدام کارمندان را در نظر بگیرید. در ادامه مراحل ایجاد جدول زمانی گفته شده؛ پیشنهاد میکنیم که این مراحل را شخصی سازی کنید.
مراحل ایجاد جدول زمانی
- مرحله یک: تاریخ شروع کمپین جذب و استخدام را تعیین کنید.
- مرحله دو: زمانی برای بررسی نامزدهای بالقوه در نظر بگیرید.
- مرحله سه: زمان مصاحبه را تعیین و ارزیابی کنید.
- مرحله چهار: بسته به موقعیت و نقش مورد نظر، زمانی برای بررسی نمونه کار، مذاکره
و پیشنهادات در نظر بگیرید. - مرحله پنج: زمانی برای بررسی آزمونها و ارزیابیها تعیین کنید.
- مرحله آخر: تاریخ پایان کمپین را مشخص کنید.
یک نمونه برنامهریزی
میتوانید فایل پرسونای کارمند را در قسمت اقدامات فرایند، شرح دهید.
معرفی روش های اجرایی جذب و استخدام
با سرمایهگذاری در روشهای اجرایی جذب و استخدام مؤثر، سازمانها میتوانند نیروی کار قوی ایجاد کنند که به آنها کمک میکند به اهداف استراتژیک خود دست یابند.
در ادامه به معرفی سه روش اجرایی جذب و استخدام میپردازیم.
روش استخدام مستقیم
مدیران برای پاسخ به نیازهای موجود در سازمان، نیروی باتجربه و متخصص استخدام میکنند. درواقع استخدام مستقیم، روشی است که سریعتر از بقیه رویکردها به ذهن مدیران منابع انسانی میرسد.
روش برون سپاری
روش برون سپاری یک روش استخدام موقتی برای سازمان محسوب میشود؛ و مدیر سازمان، وقتی که نیاز باشد کاری در مدت زمانی مشخص انجام شود اما فردی با مهارت مورد نظر در سازمان وجود نداشته باشد، از این روش استفاده میکند. برای مثال؛ فریلنسرها و مشاورها در این دسته قرار میگیرند.
روش تربیت نیروی متخصص
در این روش فردی انتخاب میشود که کم تجربه و تازه کار است. نیروی تازه کار در سازمان تجربه کسب میکند و زمانی که توانایی او به سطح مشخصی رسید، بخشی از وظایف سازمان به او محول میشود. برای مثال؛ استخدام یا جذب کارآموز در این دسته قرار میگیرد.
کدام روش جذب و استخدام کاربردیتر است؟
استفاده از هریک از روشهای معرفی شده کاملاً بستگی به موقعیت سازمان دارد. برای مثال؛ در روش استخدام مستقیم باید توجه داشته باشید که بالاترین رقابت، برای جذب و استخدام نیروی متخصص وجود دارد. علاوه بر این، استخدام مستقیم از نظر مالی، پرهزینهترین روش است؛ افرادی که به این روش استخدام میشوند معمولا کارشناسهای ارشد و با تجربه هستند.
2 نمونه فرم کاربردی در مسیر جذب و استخدام
نمونه فرم مصاحبه
نمونه فرم نتیجه ارزیابی یا آزمون
نکتات طلایی اصول جذب و استخدام بهترینها
- فرایند جذب و استخدام را محدود به موقعیت جغرافیایی نکنید و به ارائه یک فرصت شغلی از راه دور فکر کنید.
- دورههای کارآموزی ارائه دهید.
- نوآوری کنید و با یک رویکرد پویا در نمایشگاههای کار شرکت کنید.
- فرایند استخدام را کوتاه و ساده نگهدارید.
- بازخورد متقاضیان را دربارهی فرایند استخدامی سازمان بخواهید.
- روند مصاحبههای قبلی را بازنگری کنید؛ آن را بهبود بخشید.
- استراتژی جذب و استخدام فعلی سازمان را بررسی و نقد کنید.
کاربردیترین نکات اصول جذب و استخدام را بررسی کردیم. در انتها شما را به یک نگاه کلی دعوت میکنیم از هر آنچه که گفته شد.
جمع بندی مطالب
سرعت رشد و پیشرفت سازمان به طور چشمگیری به کارکنان آن وابسته است. با استخدام نامناسب، هزینهها و ضررهای مادی و معنوی زیادی به سازمان تحمیل میشود. مدیران سازمان با بروز رسانی اطلاعات خود در زمینه اصول جذب و استخدام، بهترین روش و استراتژی را انتخاب میکنند. آنها فرایند جذب و استخدام را در قالب یک برنامهریزی هدفمند، بهبود میبخشند.
مطالب مرتبط
اگر مصاحبههای شغلی برای شما چالش برانگیزند، خلاقانهترین سوال و جوابها را در مطلب زیر مطالعه کنید.
سوالات متداول:
به نظر من مهمترین قسمت از مطلب، بخش برنامهریزی میباشد؛ بدون برنامهریزی هیچ اقدامی به اندازه کافی حرفهای پیش نمیرود. به نظر شما مهمترین قسمت اصول جذب و استخدام،
کدام بخش از مطلب بود؟