مدیریت زمان – چرا همیشه وقت کم می‌آوریم؟

مدیریت زمان - اولویت بندی کارهای روزانه
Rate this post

مدیریت زمان …! مهارتی جادویی که ما را به شخصیتی قوی تبدیل می‌کند.

همان چیزی که حضورش باعث می‌شود یک عده از آدم‌ها از زندگی و وقتشان نهایت استفاده را ببرند و البته کیف دنیا را بکنند.

این دسته از افراد تند و سریع پله‌های موفقیت را طی می‌کنند، در حالی که دسته دیگر انگشت‌به‌دهان نشسته و می‌گویند: “خوش به حالش!عجب شانسی دارد!”

دسته‌ای دیگر که اشاره کوتاهی به ویژگی‌هایشان کردم، افرادی هستند که همیشه در حال انجام کاری هستند ولی در عمل هیچ کاری نمی‌کنند.

اگر در آخر روز از این دسته بپرسید: “امروز چه کردی؟” هیچ جواب قابل توجهی برای شما نخواهند داشت.

کارهایشان را برای دقیقه 90 تلنبار می‌کنند، و فقط وقتی مجبور باشند به سراغشان خواهند رفت.

بگویید ببینم، شما جزو کدام دسته هستید؟

یا سوال بهتر این است که دوست دارید جزو کدام دسته باشید، اقلیت موفق‌، یا اکثریت انگشت‌به‌دهان‌؟

اگر انتخاب شما دسته اول است، باید به شما بگویم که این مطلب جایی است که شما را به ‌خواسته‌تان می‌رساند.

و اگر انتخابتان دسته دوم است، مطمئن باشید که نظرتان تا انتهای مطلب عوض خواهد شد.

همین ابتدا خیالتان را راحت کنم: هیچ انسانی با استعداد مدیریت زمان و برنامه ریزی به دنیا نیامده! پس همه افراد موفق در این زمینه، آن را یاد گرفته‌اند.

درست مثل ما، که قرار است راجع به عناوین زیر صحبت کنیم و مدیریت کردن زمان را یاد بگیریم:

فهرست مطالب

بخش صفر: مدیریت زمان را بهتر بشناسیم

هیچ‌ چیز در این دنیا به اندازه زمان عادلانه تقسیم نشده است.

امکان ندارد شما بتوانید انسانی را پیدا کنید، که یک دقیقه بیشتر یا کمتر از 24 ساعت در شبانه‌روز داشته باشد!

اما جریان چیست که بعضی از افراد در زندگی موفق‌تر از بقیه هستند؟

  • کمتر می‌خوابند؟
  • به تفریح و سفر نمی‌روند؟
  • ساعت‌ها بی‌وقفه کار می‌کنند؟

خیر! این افراد مهارتی را یاد گرفته‌اند که با آن هم از زندگی‌شان لذت ببرند و هم موفق باشند.

و این مهارت خارق‌العاده و جادویی، چیزی نیست جز مدیریت زمان.

اما مدیریت زمان چیست و وجود آن را مدیون چه کسی هستیم؟

مدیریت زمان چیست - برنامه ریزی برای انجام کارها

مدیریت زمان چیست

فرض کنید تنها دارایی شما تا پایان ماه، 500 هزار تومان باشد. این مقدار را چطور خرج می‌کنید؟

  1. با دوستانم به رستوران مجللی رفته و به یک شام اساسی دعوتشان می‌کنم.
  2. با یک حساب سرانگشتی می‌بینم که این ماه، وقت مناسبی برای دعوت کردن دوستانم به شام نیست. بهتر است دارایی‌ام را برای مخارج روزمره استفاده کنم.

مطمئناً شما هم گزینه 2 را انتخاب کردید. (اگر این طور نیست، شما دوست خیلی خیلی خوبی هستید!)

اما چرا گزینه دو؟ مگر گزینه یک هیجان‌انگیزتر نیست؟ مگر باعث محبوبیت شما بین دوستانتان نمی‌شود؟

درست است! علت این است که بعضی کارها ضروری‌تر از بعضی دیگر هستند.

مهمان کردن دوستان به خودی خود کار اشتباهی نیست. اما اگر بخواهید در این زمان خاص آن را انجام دهید، به مشکل خواهید خورد.

زمان هم مانند پول یک منبع محدود است.

24 ساعت زمان و تعداد زیادی کار جورواجور!


مدیریت زمان، فرآیندی آگاهانه است که طی آن تصمیم می‌گیرید چه کاری را در چه زمانی انجام داده و چه مدت از وقت گران‌بهای خود را به آن اختصاص دهید.


بنابراین کسی که زمانش را مدیریت می‌کند:

  • کمتر نمی‌خوابد! بلکه به موقع و به اندازه می‌خوابد.
  • سفر و تفریح را به خودش حرام نکرده! صرفاً می‌داند که کارهای مهم‌تر در اولویت هستند.
  • دائماً در حال کار کردن نیست! ولی زمان کار و استراحتش را از یک‌دیگر به خوبی تشخیص می‌دهد.

حتی نئاندرتال‌ها هم چنین مهارتی را کم و بیش داشته‌اند. مثلاً می‌دانستند که سیر کردن شکم کودکان، مهم‌تر از نقاشی کشیدن روی دیوار غار است! یا دوست داشتند راهی پیدا کنند که بتوانند سریع‌تر شکار کرده و وقت بیشتری برای استراحت داشته باشند.

اما از چه زمانی کلمه “زمان” در کنار “مدیریت” قرار گرفت و به عنوان یک مهارت شناخته شد؟

بیشتر بخوانید: نقشه راه پروژه گرفتن به صورت فریلنسری

تاریخچه مختصر مدیریت زمان

همان‌طور که گفتم، انسان همیشه در جستجوی راه‌هایی برای آسان‌تر کردن کارها بوده است.

اما مدیریت کردن زمان با رویکرد هدفمند و علمی، چندان قدیمی نیست و به سال‌های اول دهه 1900 میلادی بر‌می‌گردد.

در سال 1911، فردریک وینسلو تیلور که امروزه به پدر مدیریت علمی معروف است، کتابی به نام “اصول مدیریت علمی” نوشت.

این کتاب، حکم یک معجزه را برای کارخانه‌داران داشت. چرا که در آن راز و رموزی بود، که به کمک آن‌ها کارکنان بهتر و مفیدتر از

زمانشان استفاده کنند.

تیلور همچنین توضیح داده بود که چطور باید کارهای بزرگ را به کارهای کوچک و قابل انجام تبدیل کرد.

هیچ کجای کتاب جمله زیر نوشته نشده است. اما فردریک تیلور مرحوم تمام تلاشش را کرد که بگوید:

“ای مردم! سخت کار نکنید. هوشمندانه کار کنید!”

مدیریت زمان چیست - کار نکن

چند سال بعد، پیتر دراکر مفهوم مدیریت زمان را کمی گسترش داد. این مشاور امور مدیریتی معتقد بود که هر سازمان، مجموعه‌ای است از اهداف و نیازها که باید با مدیریت زمان بین آن‌ها تعادل برقرار کرد.

بر اساس چیزی که تیلور و دراکر می‌گفتند، مدیریت زمان فقط به درد کسب و کارها می‌خورد.

ولی به مرور این مفهوم وارد زندگی روزمره و شخصی ما شد.

چرا؟ چون بدون مدیریت زمان، زندگی ما از یک چهارراه شلوغ بدون چراغ راهنمایی هم آشفته‌تر خواهد بود.

اما موضوع به همین آشفتگی ختم نمی‌شود. از شما دعوت می‌کنم که چند دقیقه‌ای زندگی بدون مدیریت زمان را با من تصور کنید.

آشفته بازار زندگی، بدون وجود مدیریت زمان

  • بعضی از آدم‌ها همیشه دیر می‌رسند.
  • بعضی دیگر همیشه در عجله هستند که کارشان را، هر چند با تأخیر، تحویل دهند.
  • عده‌ای با خانواده خود به مشکل خورده‌اند، چون تمام وقتشان را به کار کردن می‌گذرانند.
  • تعدادی دیگر در محل کار توبیخ شده‌اند، چون زمان لازم را به انجام کار اختصاص نمی‌دهند.

و صدها موقعیت دیگر، که با کمی دقت در اطرافیان (و خودمان) آن‌ها را می‌بینیم.

در ادامه لیستی از بلایایی که به واسطه نداشتن مدیریت زمان به وجود می‌آیند را آورده‌ام.

تذکر: محتوای این بخش، ممکن است برای افراد با روحیه حساس مناسب نباشد!

معایب نداشتن کنترل بر زمان

به عنوان یک فرد تنبل یا اهمال‌کار شناخته می‌شوید، حتی اگر واقعاً این طور نباشد.
دائماً در عجله هستید. برای رسیدن به محل کار، برای تحویل دادن تکالیف، برای خواندن درس پیش از امتحان و …
اعتمادبه‌نفستان کم می‌شود. چرا که تمام مدت از سوی دیگران و خودتان مورد سرزنش قرار می‌گیرید.
اولویت‌بندی کارها برایتان ممکن نیست و در نتیجه وقت خود را صرف کارهای بیهوده می‌کنید.
“نه” گفتن برای شما سخت می‌شود. چون در ابتدا فکر می‌کنید که می‌توانید کارهای مختلفی انجام دهید. اما بعد زمان کم می‌آورید و شما می‌مانید با کوهی از کارهای نصفه و نیمه.
نمی‌توانید برنامه‌ریزی کنید. کارهایتان روی هم تلنبار شده و این باعث می‌شود فکر کنید آدم مفیدی نیستید.
سرخوردگی به اولین احساس شما تبدیل می‌شود. چون هر کار می‌کنید به اهداف خود نمی‌رسید.
کارهای شما ناقص و بی‌کیفیت هستند. به طوری که از انجام آن‌ها لذت نمی‌برید.
به دلیل این حجم از غم و غصه، سلامتی شما به خطر می‌افتد.
مدیریت زمان و برنامه ریزی - به تعویق انداختن کار

فکر می‌کنم با وجود معایب بالا، با من هم‌عقیده هستید که مدیریت زمان چقدر مهم است.

متأسفانه اگر شما نتوانید زمانتان را کنترل و مدیریت کنید، او شما را کنترل خواهد کرد! و به وضوح این چیزی نیست که مطلوب ما باشد.

اما آن روی سکه غم‌انگیز نیست! اگر زمانتان را مدیریت کنید، دنیا گلستان می‌شود.

قبول ندارید؟ پس در ادامه همراه من باشید تا به شما نشان دهم که مدیریت زمان چه نقش مهمی در زندگی ما دارد.

زندگی ایده‌آل، با مدیریت زمان

بدون اغراق به شما می‌گویم. مدیریت زمان، زندگی شما را از این رو به آن رو می‌کند!

در وصف خوبی‌های مدیریت زمان هر چه بگویم کم گفته‌ام. لیست زیر تنها بخش کوچکی از مزایای داشتن این مهارت است:

مزایای مدیریت زمان

با تخمین درست زمان مورد نیاز انجام کارها، سر وقت رسیدن و … اعتبار شما بین بقیه افراد بالا می‌رود.
کمتر اشتباه می‌کنید. چون با برنامه‌ریزی پیش می‌روید و همیشه آماده هستید.
استرس و اضطراب شما کم می‌شود و این باعث می‌شود که فرد سالم و خوشحالی باشید.
بدون تلاش زیاد به اهدافتان می‌رسید. چون مدیریت زمان به شما یاد می‌دهد که روی یک کار متمرکز شوید.
وقت بیشتری برای انجام کارهای مورد علاقه‌تان دارید. چون با مدیریت زمان و برنامه ریزی، وقت هدر رفته شما به حداقل می‌رسد.
کیفیت کارهای شما به مراتب بالا می‌رود. چون به هر کار به اندازه لازم زمان اختصاص داده‌اید.
در محیط کار به عنوان فردی دقیق، منظم و قابل اعتماد شناخته می‌شوید و این موضوع روی موقعیت شغلی شما اثر می‌گذارد.
عذاب وجدان ندارید! چون هیچ کاری را بدون هدف و برنامه انجام نمی‌دهید.
مدیریت زمان برایان تریسی

تا اینجا متوجه شدیم که مدیریت کردن زمان چیست و چرا برای داشتن یک زندگی سالم و شاد لازم است.

حالا با توجه به مطالبی که گفتیم، شاید بگویید: ” من می‌دانم که چه کاری را در چه زمانی انجام دهم، اما باز هم اختیار زمان را ندارم.”

خب، حق دارید! چون مدیریت زمان تنها شامل انجام کارها در زمان مناسب نمی‌شود.

در حقیقت، این موضوع تنها یک قسمت از 6 کاری است که برای مدیریت زمان باید انجام دهید.

بخش‌های مختلف فرآیند مدیریت زمان

6 توانایی زیر به کمک هم مدیریت زمان را شکل می‌دهند:


مدیریت زمان و برنامه ریزی - پلنر

برنامه‌ریزی هدفمند

منظور از برنامه‌ریزی هدفمند این است که هر روز کارهای خود را یادداشت کنید و از قبل بدانید که در طول روز چه کارهایی دارید.

مدیریت زمان برایان تریسی - هدف داشتن

تعیین هدف

بدون هدف کاری را انجام دادن، درست مثل این است که سوار ماشین شوید و ندانید کجا می‌روید. اهداف انجام کارها باید کاملاً مشخص باشند.

مدیریت زمان - ددلاین

تعیین موعد تحویل

این که برای اتمام کارها زمان بگذاریم، باعث می‌شود که سریع‌تر و با کیفیت بالاتری آن‌ها را انجام دهیم. حتی برای کارهای روزمره باید ددلاین تعریف کرد.

مدیریت زمان - هنر نه گفتن

هنر “نه” گفتن

انجام ندادن کاری که برای شما سخت است یا در برنامه‌ریزی جایی ندارد، یک هنر است. با گفتن “نه”، زمانتان را مدیریت کنید.

مدیریت زمان برایان تریسی - اولویت بندی کردن کارها

اولویت‌بندی کارها

اولویت کارهای مختلف متفاوت است. برای مدیریت زمان، باید کارها را بر اساس اهمیتشان (ضروری، مهم و …) مرتب کرد و انجام داد.

مدیریت زمان و برنامه ریزی - تخصیص وقت به کار

تخمین درست زمان

پرورش این مهارت که کار درست را در وقت درست انجام دهید. تخمین و تخصیص درست زمان به هر کار، بخش مهمی از مدیریت زمان است.


نگران نباشید! همه موارد بالا قابل یادگیری هستند و من می‌خواهم در ادامه به شما یاد بدهم که چطور زمان خود را مدیریت کنید.

بنابراین راجع به هر کدام از مهارت‌ها و ابزارهای بالا، به صورت جداگانه صحبت می‌کنیم:

بخش اول: مدیریت زمان و برنامه ریزی

هر یک دقیقه‌ای که صرف نوشتن برنامه خود کنید، در عمل 10 دقیقه در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند.

این را من نمی‌گویم! برایان تریسی، نویسنده بیش از 80 جلد کتاب خودیاری می‌گوید و البته من هم عمیقاً به آن باور دارم!

حقیقت این است که هر چقدر زمان بیشتری صرف نوشتن برنامه روزانه خود کنید، نتایج بهتر و سریع‌تری خواهید گرفت. اگر برنامه‌ریزی داشته باشید، انجام بخش‌های دیگر مدیریت زمان برای شما به راحتی آب خوردن خواهد شد.

باور ندارید؟ کافی است مدتی این روش را امتحان کنید. چرا که قدرت برنامه‌ریزی را تنها کسانی می‌فهمند که تجربه‌اش کرده باشند.

اما چطور برنامه بریزیم که بتوانیم از پس آن بر بیاییم؟

چطور خسته نشویم و وسط کار جا نزنیم؟

برای این که پاسخ دو سوال بالا را بدهیم، اول باید بررسی کنیم که مشکل کجاست!

چرا نمی‌توانم به برنامه‌ریزی پایبند باشم؟

بیایید با خودمان روراست باشیم. چند بار شده که:

  • روی کاغذ بنویسید می‌خواهید چه کار کنید، و حتی یک درصد آن را هم انجام نداده باشید؟
  • در سال جدید برنامه بریزید و تا پایان سال هیچ قدمی در راستای اهدافتان برندارید؟
  • دفتر برنامه‌ریزی بخرید و خود را تشویق کنید، ولی فقط دو یا سه صفحه آن را استفاده کنید؟

آیا در این مواقع عذاب وجدان می‌گیرید؟ فکر می‌کنید خیلی تنبل هستید و خود را سرزنش می‌کنید؟

بله من هم قبول دارم که تنبلی کردن و اهمال‌کاری، یکی از دلایل مهم نرسیدن به اهداف است.

اما نمی‌توانیم همه تقصیر را گردن شما بیندازیم.

پیش از آن که به سراغ سایر متهمان پرونده برویم، روی دکمه زیر کلیک کنید تا در کمتر از 5 دقیقه بدانید که چه اندازه تنبل هستید.

اگر بدون انجام تست از آن گذر کردید، شما همان متهم اصلی هستید!

در غیر این صورت، می‌توانید شریک جرم خود را در لیست زیر پیدا کنید. برای هر کدام از این 5 متهم، به شما راه حلی یاد می‌دهم که برای همیشه بتوانید از دستش خلاص شوید.

1- برنامه‌تان را جدی نمی‌گیرید.

طرف حساب شما در برنامه‌ریزی روزانه خودتان هستید.

اگر با خودتان سخت‌گیر نباشید، هنگام عمل کردن به برنامه به خود می‌گویید: “حالا اگر انجام ندهم چه می‌شود؟”

و این جمله، نابودگر برنامه‌ریزی شماست!

راه حل چیست؟

  • با خودتان سخت‌گیرانه برخورد کنید.
  • آخر هر شب، عملکردتان را ارزیابی کنید.
  • برای خودتان تنبیه و تشویق تعیین کنید.
  • راجع به این که قرار است امروز چه کارهایی انجام دهید با دیگران صحبت کنید.

2- فراموش می‌کنید.

بله، همین قدر ساده ممکن است برنامه را فراموش کنید!

راه حل چیست؟

  • برنامه‌ریزی روزانه را در دفتری مخصوص بنویسید و هر طور شده، برنامه را جلوی دیدتان بگذارید.
  • از اپلیکیشن‌های مدیریت زمان استفاده کنید تا کارها را به شما یادآوری کنند.

3- شرایط مهیا نیست.

بسیاری از مواقع ما می‌خواهیم، اما شرایط نمی‌گذارد! درست مثل زمانی که رژیم لاغری می‌گیریم، ولی فراموش می‌کنیم که غذای رژیمی درست کنیم و چاره‌ای نداریم جز فست‌فود!

راه حل چیست؟

  • شرایط محیط را از قبل برای کاری که می‌خواهید انجام دهید آماده کنید. مسلماً در وسط مهمانی نمی‌شود درس خواند و در تخت‌خواب نمی‌توان کار کرد!
  • شرایط روحی و جسمی شما حتی از محیط اطرافتان مهم‌تر است. در نتیجه به اندازه بخوابید، به میزان لازم آب بنوشید و در کل حواستان به سلامت روح و جسمتان باشد.

4- برنامه شما زیاد از حد سخت است.

شما برای یک انسان برنامه‌ریزی می‌کنید و انسان در طی روز نیاز به تفریح، استراحت و تجدید قوا دارد. این که در طی روز 12 ساعت کار کنید و 4 ساعت بخوابید، نه تنها خوب نیست، بلکه نمی‌گذارد برای مدت طولانی به برنامه پایبند باشید.

راه حل چیست؟

  • در برنامه روزانه حتماً زمانی را برای ورزش و پیاده‌روی بگذارید.
  • برنامه را منعطف بنویسید؛ در این صورت اگر بخشی از آن را به هر دلیل از دست دادید، می‌توانید ادامه دهید.
  • هنگام برنامه‌ریزی و به خصوص اوایل انجام این کار، بخشی از زمان خود را صرفاً به جبران زمان‌های از‌دست‌رفته اختصاص دهید.
  • تفریح و استراحت اگر به موقع و به اندازه باشد، وقت تلف کردن محسوب نمی‌شود. پس از این دو عزیز به خوبی استفاده کنید.

5- وظایف (Tasks) واضح و مشخص نیستند.

اگر ندانید قرار است دقیقاً به چه برسید، چطور می‌توانید برای آن تلاش کنید؟ مشخص کردن وظایف و کارها به صورت قابل اندازه‌گیری، هنر اصلی برنامه‌ریزی است.

راه حل چیست؟

  • تسک‌ها را به گونه‌ای تعریف کنید که قابل اندازه‌گیری باشند؛ یعنی با پایان مهلت زمانی، بتوانید بگویید که کار انجام شده است یا خیر.
  • از بیان جملات نسبی و کلی برای تعریف کارها خودداری کنید.

5- برنامه شما زیاد از حد وقت خالی دارد.

این اتفاق زمانی می‌افتد که زمان اتمام کارها را کمتر از مقدار واقعی‌شان تخمین بزنید.

راه حل چیست؟

  • برای وقت‌های خالی احتمالی که بین کارها به وجود می‌آید هم برنامه داشته باشید.
  • به جای انتخاب یک زمان دقیق برای اتمام کار، یک بازه زمانی را مشخص کنید.

اگر روش نوشتن برنامه روزانه درست و حسابی را یاد بگیرید، می‌بینید که زمان ما در طول روز نه تنها کم نیست، که گاهی اوقات ممکن است اضافه هم بیاید!

پس بدون اتلاف وقت، به سراغ اصول نوشتن برنامه روزانه می‌رویم.

چطور یک برنامه روزانه بنویسم؟

شاید با خود می‌گویید: “این هم توضیح دادن دارد؟ خب یک کاغذ برمی‌دارم و می‌نویسم دیگر!”

اما مدیریت زمان و برنامه‌ریزی مؤثر، به این راحتی‌ها هم نیست!

به همین دلیل به شما مطلبی را معرفی می‌کنم که خواندنش از نان شب هم واجب‌تر است. در این مطلب 2 تکنیک برنامه‌ریزی معرفی شده، که با انجام دادن آن‌ها موفقیتتان تضمینی است!

برنامه‌ریزی با اپلیکیشن

از گم کردن کاغذ برنامه‌هایتان خسته شده‌اید؟

دوست دارید برنامه روزانه‌تان همیشه پیشتان باشد؟

می‌خواهید قابلیت‌های بیشتری از یک کاغذ و خودکار داشته باشید؟

بسیار خب! تا دلتان بخواهد اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای تلفن همراه وجود دارد.

اما کدام را انتخاب کنیم؟ کدام بیشتر به دردمان می‌خورد؟

به طور کلی، هر اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای یکی از این اهداف ساخته شده است:

  • تحصیلی
  • کاری
  • روزمره و عمومی
  • ایجاد یا ترک عادات

اجازه بدهید برای هر کدام از این اهداف، یک اپلیکیشن محبوب و معتبر را به شما معرفی کنم.

مدیریت زمان - چطور با اپلیکیشن برنامه ریزی کنم

بهترین اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای دانش‌آموزان و دانشجویان

بخش زیادی از وقت شما به درس خواندن یا شرکت در کلاس‌ها می‌گذرد. بنابراین اپلیکیشنی نیاز دارید که بتوانید تکالیف و موعد تحویل آن‌ها را یادداشت کنید و به علاوه هیچ کلاسی را از دست ندهید.

این برنامه، چیزی نیست Egenda.

مدیریت زمان و برنامه ریزی - اپلیکیشن Egenda

نام اپلیکیشن: Egenda

قیمت: رایگان (با پرداخت درون‌برنامه‌ای برای بعضی از ویژگی‌ها)

امکانات و مزایا:

  1. رابط کاربری فوق‌العاده ساده
  2. حجم پایین نسبت به سایر برنامه‌ها
  3. اعلام ددلاین‌ها و زمان کلاس‌ها
  4. استفاده از رنگ‌بندی‌ها برای دسته‌بندی تکالیف و دروس

بهترین اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای افراد شاغل

احتمالاً نام ترلو (Trello) را به عنوان وبسایتی برای مدیریت پروژه شنیده باشید.

اما جالب است بدانید که ایجاد هماهنگی بین اعضای پروژه، تنها کاری نیست که ترلو می‌تواند انجام دهد. بنابراین برای افراد شاغل، این اپلیکیشن را توصیه می‌کنم. چرا که هدف اصلی ساخت آن، برنامه‌ریزی کاری است.

مدیریت زمان برایان تریسی - اپلیکیشن ترلو

نام اپلیکیشن: Trello

قیمت: رایگان (با پرداخت درون‌برنامه‌ای برای بعضی از ویژگی‌ها)

امکانات و مزایا:

  1. یکپارچه کردن و هماهنگی پروژه‌ها
  2. برچسب‌گذاری و اشتراک آن‌ها با اعضای پروژه
  3. تهیه لیست کارهای شخصی و برنامه‌ریزی روزانه
  4. امکان استفاده از وبسایت و اپلیکیشن موبایل

بهترین اپلیکیشن برنامه‌ریزی با کاربری عمومی و روزمره

اگر بخواهم فقط یک برنامه را به عنوان بهترین انتخاب کنم، قطعاً آن برنامه Google Keep است. اما چرا؟

مدیریت زمان - اپلیکیشن google keep

نام اپلیکیشن: Google Keep

قیمت: رایگان

امکانات و مزایا:

  1. ساده، اما قوی و کاربردی
  2. امکان یادداشت گذاری به صورت چک‌لیست، پیام صوتی، تصویری و …
  3. هماهنگ‌سازی و ذخیره خودکار در همه پلتفرم‌ها
  4. رنگ‌ها و لیبل‌های جذاب
  5. امکان اضافه کردن هشدار، بر اساس مکان و زمان
  6. دارای ویجت‌های مختلف برای صفحه گوشی

بهترین اپلیکیشن برنامه‌ریزی برای ایجاد یا ترک عادت

می‌دانستید که تقریباً نیمی از کارهایی که در روز انجام می‌دهیم، صرفاً از روی عادت هستند؟

عادت یعنی کاری که به صورت خودکار انجام می‌دهیم، بدون این که نسبت به آن آگاهی چندانی داشته باشیم.

اپلیکیشنی که به شما معرفی می‌کنم، با روشی جالب به شما کمک می‌کند که عادات مضر را با عادات جدید عوض کنید.

مدیریت زمان چیست - اپلیکیشن ترک عادت

نام اپلیکیشن: Loop Habit Tracker

قیمت: رایگان

امکانات و مزایا:

  1. ثبت تاریخچه عادات
  2. ارسال پیام، برای یادآوری عادت‌های جدید
  3. دارای ویجت برای هر کدام از عادت‌ها
  4. طراحی مینیمال و جذاب
  5. نمایش اطلاعات به صورت نمودار و جدول

حالا که پای عادت‌ها به میان کشیده شد، 2 اپیزود زیر از پادکست هلی‌تاک را به شما پیشنهاد می‌کنم. تا قبل از گوش دادن به این دو، فکر نمی‌کردم که عادات در حال کنترل من هستند و تا چه اندازه زندگی‌ام را تغییر داده‌اند.

بخش دوم: تعیین هدف

آنتوان دوسنت اگزوپری جمله‌ی معروفی دارد که می‌گوید:

یک هدف بدون برنامه، فقط یک آرزوست.

اما جالب است بدانید که یک برنامه بدون هدف، حتی آرزو هم نیست!

بنابراین اگر شما بخش اول این مطلب را بخوانید و خط به خط آن را اجرا کنید، بدون بخش دوم عملاً تعدادی کاغذ را هدر داده‌اید.

تا به الآن مطالب متفاوتی در حوزه‌های مختلف نوشته‌ام. می‌توانم بگویم که وجه اشتراک همه آن‌ها همین کلمه 3 حرفی است: هدف!

و حالا نوبت این است که کمی از خوبی‌های داشتن هدف با هم صحبت کنیم:

آیا برای مدیریت زمان حتماً باید هدف داشته باشم؟

فرض کنید از شما بخواهم که به مدت یک سال، هر روز رأس ساعت 6 صبح بیدار شوید و از من نپرسید چرا این کار را می‌کنید!

بعید می‌دانم که پیشنهادم را قبول کنید.

حالا تصور کنید که همان درخواست را داشته باشم، اما به شما بگویم که به ازای این صبح بیدار شدن، ماهانه 20 میلیون تومان به حسابتان واریز می‌کنم!

حالا، بعید می‌دانم که پیشنهادم را رد کنید!

چون احتمالاً در ذهن خودتان در حال سبک و سنگین کردن شرایط هستید. با خود می‌گویید: ” درست است که صبح بیدار شدن برای من سخت است، اما آن ماهانه 20 میلیون ارزشش را دارد.”

برنامه‌های روزانه ما هم به همین شکل هستند. بدون این که بدانیم چرا، نمی‌توانیم به آن‌ها پایبند باشیم.

این اهداف و شیرینی رسیدن به آن‌ها است که:

  • ما را از شر تنبلی و به تعویق انداختن کارها نجات می‌دهد.
  • باعث می‌شود متمرکز باشیم و از این شاخه به آن شاخه نپریم.
  • به ما انگیزه‌ای برای ادامه دادن و شکست نخوردن می‌دهد.
مدیریت زمان چیست - هدف و انگیزه

دلیل انجام بعضی کارها واضح است: مثلاً ما غذا می‌خوریم، چون دلمان نمی‌خواهد از گرسنگی بلایی سرمان بیاید.

اما گاهی اوقات پیدا کردن هدف به این راحتی نیست.

در قسمت بعد، می‌خواهم به شما یاد بدهم که چطور هدف‌گذاری کنید.

هدف‌گذاری به روش SMART

تا اینجا دیدیم که بدون هدف، اقدام ممکن نیست. اما این هدف باید چطور باشد؟ صرف این که روی کاغذ بنویسیم چه می‌خواهیم کافی است؟

خیر! هر هدفی که می‌نویسید، باید 5 ویژگی داشته باشد که هر کدام، با یکی از حروف کلمه SMART شروع می‌شوند.

Specific
مشخص

اهداف نباید حالت عمومی و کلی داشته باشند. هر چه دقیق‌تر، بهتر.

با شنیدن هدف شما، یک شخص دیگر باید بتواند به سوالات زیر جواب بدهد:

  1. چه کسی قرار است به این هدف برسد؟
  2. او می‌خواهد در نهایت به چه چیزی دست پیدا کند؟
  3. چرا می‌خواهد وقتی را اختصاص داده و به این هدف برسد؟
  4. حدوداً چقدر زمان نیاز دارد و چه زمانی به هدفش می‌رسد؟

Measurable
قابل اندازه‌گیری

منظور از قابل‌‌اندازه‌گیری بودن، این است که با دلیل و مدرک بتوانید ثابت کنید که به هدف خود رسیده‌اید.

یعنی زمان رسیدن به هدفتان برای همه مشخص بوده و نسبی یا کیفی نباشد.

برای این منظور در تعریف اهدافتان از اعداد استفاده کنید.

مثلاً فرض کنید می‌خواهید برای امتحان هفته آینده درس بخوانید:

  • هدف غیرقابل‌اندازه‌گیری: می‌خواهم خوب درس بخوانم.
  • هدف قابل‌اندازه‌گیری: می‌خواهم هر روز 10 صفحه از کتاب درسی را مرور کنم.

Attainable
دست‌یافتنی

هدف باید قابل انجام دادن، ممکن و واقع‌گرایانه باشد.

این چیزی است که می‌توانید با استفاده از توانایی، دارایی، زمان و … برای خودتان مشخص کنید.

Relevant
مرتبط

در پشت هر هدف، مقصود و علتی وجود دارد.

اگر هدف خیلی دورتر از مسیر اصلی‌ باشد، یا به سمت آن نمی‌رویم و یا نمی‌توانیم به آن پایبند بمانیم.

بنابراین اهداف را در حوزه کار، علایق و … انتخاب کنید.

Time-Based
زمان‌دار

بدون تعیین زمان برای انجام کار، نیازی به اقدام احساس نمی‌کنیم و در نتیجه تا جای ممکن وظایف را به تعویق می‌اندازیم.

بنابراین باید به صورت دقیق مشخص کنیم که برای رسیدن به هدفمان چقدر زمان داریم.

حالا سوالی که پیش می‌آید این است که چطور تشخیص بدهم که هر کار چقدر زمان می‌برد؟

بخش سوم: تعیین مهلت تحویل (Deadlines)

همه ما دوست داریم که در زودترین زمان ممکن به هدفمان برسیم.

هیچ کس خوشش نمی‌آید که شب قبل از امتحان را به زور قهوه بیدار بماند.

مطمئناً کسی نیست که تمایل داشته باشد کارهای عقب‌افتاده‌اش را در آخر هفته انجام دهد.

اما همان‌طور که می‌دانیم، سناریوهایی که گفتم چندان عجیب نیستند و بارها برای همه ما اتفاق افتاده‌اند.

خبر خوبی برای شما دارم!

ددلاین‌ها یکی از بهترین روش‌هایی هستند که به ما کمک می‌کنند به اهدافمان با سرعت بیشتری برسیم.

در ادامه به شما می‌گویم که اهمیت ددلاین‌ها در مدیریت زمان چیست و چطور به بهترین شکل آن‌ها را تعریف کنیم.

اهمیت تعیین ددلاین برای تسک‌ها

اهداف زیر را بخوانید و به من بگویید کدام یک احتمال موفقیت بیشتری دارد:

  1. یک روزی می‌رسد که وزن کم کنم.
  2. تا پایان سال 3 ماه وقت دارم تا به وزن مطلوبم برسم.

اگر ددلاین‌ها نبودند، هیچ کاری انجام نمی‌شد!

برای اثبات این ادعا، دلایلی دارم:

  1. ددلاین‌ها به شما فشار آورده و مجبورتان می‌کنند که به هدفتان برسید.
  2. این مهلت تحویل کارها است که به شما نشان می‌دهد چه کاری باید در اولویت باشد.
  3. دستآوردهای کوچک در طی مسیر، باعث رضایت شما و افزایش اعتماد به نفس می‌شود.
  4. ددلاین‌ها به شما قانون‌مند بودن و نظم را یاد می‌دهند.
  5. کارها به اندازه زمانی که به آن‌ها اختصاص می‌دهید ادامه می‌یابند. هدف تعیین ددلاین این است که یک کار تا ابد ادامه نداشته باشد!
  6. شما را از ناحیه امن بیرون کشیده و به سمت هدف هل می‌دهد.

اما تعیین مهلت اتمام کارها یک مهارت است که بیشتر از هر چیز با کسب تجربه به دست می‌آید.

این زمان، نه باید خیلی کم باشد که استرس و اضطراب به سراغتان بیاید و نه خیلی زیاد، که وقت شما را تلف کند.

بنابراین به شما نکاتی را می‌گویم که در پایبندی به زمان تحویل و اتمام کارها کمکتان می‌کنند.

نکاتی برای پایبندی به ددلاین و تعیین آن

  • هر عملی، عکس‌العملی دارد.

به خاطر دارید که در کودکی، به ازای نوشتن به موقع تکالیف برچسب دریافت می‌کردیم؟

حالا در بزرگسالی همان قانون باید تکرار شود:

اگر به ددلاین برسید، جایزه می‌گیرید و اگر نتوانید خود را برسانید، تنبیه می‌شوید!  

  • بهترین سناریو، بدترین سناریو

همیشه همه اتفاقات دست به دست هم نمی‌دهند که شما به هدفتان برسید.

بنابراین تمام جوانب و مشکلات پیش رو را در نظر بگیرید و ددلاین‌های رویایی نسازید!

  • تاریخ تحویل در بوق و کرنا

اجازه بدهید همه هدفتان را بدانند و به آن‌ها بگویید که چه زمانی قرار است به آن برسید.

مثلاً اگر قصد دارید وزن کم کنید، این موضوع را به همه بگویید، در اینستاگرام از آن بنویسید و به این شکل یک تعهد نانوشته با خودتان ایجاد کنید.

  • شادی‌های کوچک، یا اهداف بزرگ

گذشتن از شادی‌های کوچک برای رسیدن به شادی بزرگ، پایه و اساس موفقیت است.

رسیدن به ددلاین اولویت است و بقیه برنامه‌های تفریحی بعد از آن‌ قرار می‌گیرند.

مدیریت زمان برایان تریسی - ددلاین

تا به حال شده در رودربایستی گیر افتاده و مجبور به قبول شادی‌های کوچک شوید؟

مثلاً به مهمانی دعوت شده‌اید، یک کوه کار پیش روی شماست و ترجیح می‌دهید در خانه مانده و به کارهایتان برسید.

در همین لحظه میزبان با شما تماس می‌گیرد و می‌گوید: “اگر نیایی، نه من نه تو!”

یکی از کارهایی که برای مدیریت زمان لازم است بلد باشیم، “نه” گفتن در چنین مواقعی است.

اما چطور نه بگوییم و کسی ناراحت نشود؟

بخش چهارم: هنر نه گفتن

کارهایی که انجام نمی‌دهید، مشخص می‌کنند که چه کارهایی را می‌توانید انجام دهید.

تیم فریس، کارآفرین و نویسنده آمریکایی

یکی از مهم‌ترین و البته ساده‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان، این است که بدانیم چه موقع و چگونه “نه” بگوییم.

“نه” یک کلمه جادویی است، که شما را از انجام کارهایی که در اولویت شما نیست نجات می‌دهد.

مشکلی که همه ما داریم، این است که نه گفتن کار آسانی نیست.

ولی از آنجا که این توانایی در مدیریت زمان حیاتی است، باید آن را یاد گرفت.

چگونه باید نه بگویم؟

نه گفتن سخت است، اما یاد گرفتن این که چگونه نه بگوییم از آن هم سخت‌تر است!

زمانی که یک درخواست جدید را می‌شنوید، مغز شما باید تصمیم بگیرد که آیا:

  • وقت کافی برای آن دارید؟
  • انجام آن کار سودی به شما می‌رساند؟
  • با انجام ندادن آن کار، چیز خاصی را از دست می‌دهید؟

گاهی اوقات حتی اگر جواب هر 3 سوال بالا منفی باشد، باز هم نباید نه گفت!

بنابراین برای این که از جواب منفی خود پشیمان نشوید، پیشنهاد می‌کنم نکات زیر را بخوانید و به آن‌ها عمل کنید.

مستقیم به سراغ مخالفت نرو!

زمانی که کسی از ما درخواست می‌کند که کاری را انجام بدهیم، نمی‌توانیم دفتر برنامه‌ریزی را جلوی او باز کرده و زمان‌های خالی را بررسی کنیم.

از طرفی، اگر سریعاً مخالفت کنیم، نوعی بی‌احترامی و بی‌توجهی به او است.

بهترین کار این است که برای خود زمان بخرید تا بتوانید به درخواست او فکر کنید. چگونه؟

  • از او بابت موقعیتی که به شما پیشنهاد می‌‌کند تشکر کنید.
  • برای او توضیح بدهید که به چه علت نمی‌توانید درخواست او را انجام دهید.
  • صادقانه بگویید که نیاز دارید برنامه خود را بررسی کرده و سپس پاسخ بدهید.

خوب گوش بده و سوال بپرس

 تا زمانی که یک تصویر دقیق از یک کار ندارید، به آن نه نگویید.

در نتیجه خوب گوش کنید تا بتوانید در مورد کار سوالاتی را مطرح کنید.

به این شکل، هم زمان بیشتری برای فکر کردن دارید، و هم راحت‌تر می‌توانید زمان اتمام کار و مزایای آن را بررسی کنید.

برای نه گفتنت دلیل بیاور

فرض کنید به دو نفر از دوستانتان پیام داده و از آن‌ها بپرسید که آیا می‌توانند به شما در انجام پروژه‌تان کمک کنند، و جواب‌های زیر را دریافت کنید:

دوست اول: نه!

دوست دوم: خوشحالم که من را دوست خودت دانستی و مشکلت را با من در میان گذاشتی. متأسفانه این روزها شدیداً درگیر پروژه‌های دانشگاهم هستم و نمی‌توانم آن طور که باید به تو کمک کنم. به هر حال خوشحال می‌شوم که در فرصتی دیگر بتوانم کمکی کنم.

دوست شما وظیفه ندارد که برای نه گفتنش دلیل بیاورد. اما او این کار را می‌کند، چون می‌خواهد دنیا جای زیباتری باشد. مثل او باشید!

سر حرفت بمان

اگر راهکارهای بالا را انجام دادید و به این نتیجه رسیدید که باید نه بگویید، سر حرفتان بمانید.

ممکن است اشخاص دوباره پیش شما بیایند و بگویند:

  • اما ما روی تو حساب کرده‌ایم.
  • هیچ کس نمی‌تواند به خوبی تو این کار را انجام دهد.
  • به نظر وقت‌گیر می‌آید ولی مطمئنم که تو می‌توانی یک روزه تمامش کنی!

در این مواقع همچنان با آرامش و قاطع بگویید که به هر حال جواب شما منفی است،


نکات بالا، صرفاً برای راه انداختن کار شما بود. می‌توانید در ادامه کتاب‌ها و پادکست‌هایی را در این زمینه ببینید، که بتوانید در نه گفتن استاد شوید!

منابع یادگیری هنر نه گفتن

در این زمینه تا دلتان بخواهد کتاب داریم. یکی از این کتاب‌ها که به شما یاد می‌دهد که چطور در موقعیت‌های مختلف نه بگویید، “هنر نه گفتن، بدون احساس گناه” است. با کلیک روی دکمه زیر، می‌توانید اطلاعات کتاب را ببینید و آن را خریداری کنید.

اگر بیشتر اهل شنیدن هستید تا خواندن، پیشنهاد می‌کنم دو اپیزود زیر را از دست ندهید. در بخش اول یاد می‌گیرید که اصلاً چرا همه با نه گفتن مشکل دارند. در بخش دوم هم 50 راهکار منحصر به فرد را می‌شنوید، که به کمک آن‌ها می‌توانید خیلی راحت نه بگویید.

بخش پنجم: اولویت‌بندی کارها

سریال ساعت جادویی برنارد را به خاطر دارید؟

پسربچه‌ای که می‌توانست با ساعتش زمان را متوقف کرده و به کارهای عقب‌افتاده‌اش رسیدگی کند، بیشتر تلویزیون ببیند یا ساعت‌ها بازی کند.

در دنیای واقعی اما هیچ کدام از ما چنین ساعتی نداریم!

پس چه کنیم که هم موفق باشیم و هم به تفریحاتمان برسیم؟

بله! اولویت‌بندی.

و چطور تشخیص دهیم که چه کاری بر دیگری اولویت دارد؟

بله! با خواندن ادامه این بخش.

7 اولویت زندگی

قدم اولی که باید برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان برداریم، این است که بدانیم چه چیزی برای ما مهم‌تر است.

هیچ‌کدام از ما شبیه به هم نیستم و هیچ یک هم دغدغه‌های یکسانی نداریم. هر چند که می‌شود گفت در بیشتر افراد، 7 مورد زیر اهمیت و اولویت بالاتری دارند

توجه: ترتیب موارد، بر اساس اهمیتشان نیست. چرا که این اولویت‌ها به قدری مهم هستند که نمی‌توانیم یکی را بر دیگری برتر بدانیم.

مأموریت شما در زندگی

  • از زندگی چه می‌خواهید؟
  • چه چیزی به زندگی شما معنی می‌دهد؟

جواب این دو سوال، نشان‌دهنده هدف شما در زندگی است.

همه کارها و تلاش‌های شما، باید حول همین هدف باشد تا معنا پیدا کند.

بنابراین هنگام اولویت‌بندی کارها، آن دسته که نسبت به هدف شما بی‌ربط هستند، در ته جدول قرار می‌گیرند.

سلامت فیزیکی

اگر دندان یا سرتان درد کند، آیا می‌توانید خوشحال و مفید باشید؟

از قدیم گفته‌اند: “عقل سالم، در بدن سالم!” و به همین دلیل است که سلامتی را در لیست اولویت‌های زندگی قرار می‌دهیم.

3 اصل اساسی سلامتی موارد زیر هستند:

  • خواب کافی و باکیفیت
  • رژیم غذایی سالم و مناسب
  • برنامه ورزشی مرتب و پیوسته

وقت گذراندن با خانواده

اگر یک جلسه مهم کاری داشته باشید و همزمان اولین فرزند شما هم در حال به دنیا آمدن باشد، کدام را انتخاب می‌کنید؛ کار، یا بودن پیش همسرتان؟

شرایطی مشابه بالا برای گرگ مک کیون، نویسنده کتاب معروف اصل‌گرایی پیش آمد و خب او محل کار را انتخاب کرد.

این کار او نه تنها باعث شد یکی از بهترین و زیباترین خاطراتش را از دست دهد، بلکه به گفته خودش باعث تعجب همکارانش هم شد.

بنابراین زمانی که برای خانواده خود می‌گذارید، از هر کاری مهم‌تر است. با آن‌ها فیلم ببینید، کتاب بخوانید، به گردش بروید و در یک کلام، خاطره بسازید.

مدیریت زمان و برنامه ریزی - وقت گذراندن با خانواده

داشتن روابط سالم

بعد از خانواده، نوبت به دوستان و آشنایان می‌رسد که نقشی فراتر از تصور شما روی زندگی‌تان دارند.

روابط سالم با این افراد، باعث کاهش ترشح هورمون کورتیزول می‌شود که علت اصلی به وجود آمدن اضطراب است.

بنابراین برای اولویت‌بندی و مدیریت زمان، باید وقت بیشتری را به روابط سالم و در نتیجه وقت کم‌تری را به روابط سمی اختصاص دهید.

سلامت روان

انسان‌ها نیاز دارند زمان‌هایی از روز را هیچ کاری نکنند!

اگر شما هم دائماً در حال کار، یادگیری، انجام کارهای روزانه یا وقت گذراندن با خانواده هستید، بدانید که سلامت روان شما هم یک اولویت است.

اما چطور با این همه کار، وقتی را برای خودمان خالی کنیم؟

راهکارهای زیر ممکن است به کارتان بیایند:

  1. آخر شب را به نوشتن وقایع روز و شرح حال خودتان اختصاص بدهید.
  2. از انجام کارهای استرس‌زا و پرتنش خودداری کنید.
  3. پیش از آن که وضع روحی شما خراب شود، به داد خودتان برسید.
  4. نقاط ضعف خود را بشناسید؛ بدانید که چه کارهایی باعث می‌شوند تعادل روحی شما به هم بریزد.
  5. مدیتیشن را فراموش نکنید.

مسائل مالی

با پول نمی‌شود خوش‌حالی خرید. اما اگر بخواهید برای پرداخت قبوض یا سیر کردن خودتان به دنبال پول باشید، می‌بینید که بی‌پولی می‌تواند خوش‌حالی را از زندگی شما بگیرد.

بنابراین همیشه برای روز مبادا پولی را نگه دارید، و به فکر سرمایه‌گذاری باشید.

اگر مبلغ کمی دارید و نمی‌دانید چطور با آن سرمایه‌گذاری کنید، روی دکمه زیر کلیک کرده و با روش‌های سرمایه‌گذاری با پول کم آشنا شوید.

ماتریس آیزنهاور، ابزاری عالی برای اولویت‌بندی

اگر مجبوری که هر روز یک قورباغه بخوری، آن را اول صبح بخور. و اگر باید هر روز 2 قورباغه بخوری، اول به سراغ قورباغه بزرگ‌تر برو!

مارک تواین، نویسنده آمریکایی

فهمیدن 7 اولویت گفته شده در قسمت قبل کار سختی نیست و بسیاری از مواقع به صورت خودکار انجام می‌شود.

مثلاً ما هیچ موقع هنگام رد شدن خودرو، از خیابان عبور نمی‌کنیم. چون جان و سلامتی ما در اولویت است.

اما اولویت‌بندی کارها همیشه آسان نبوده و نیست؛ حتی برای 34اُمین رئیس جمهور ایالات متحده، یعنی دوایت آیزنهاور.

ماتریس آیزنهاور از کجا آمده است؟

همان‌طور که از اسمش مشخص است، این ماتریس اولین بار توسط شخصی به نام دوایت آیزنهاور استفاده شد.

او در زندگی شخصی و کاری‌اش موفقیت‌های زیادی کسب کرد و در کنار همه‌ی آن‌ها، علاقه زیادی به نقاشی رنگ روغن داشت.

اما راز موفقیت آیزنهاور چه بود؟

او در یکی از مصاحبه‌هایش گفت:

“من دو نوع مشکل دارم: فوری و مهم. مشکلات فوری مهم نیستند و مشکلات مهم معمولاً فوری نیستند.”

و بر این اساس اصل آیزنهاور و به دنبال آن ماتریس آیزنهاور به وجود آمد.

در ادامه می‌بینیم این ماتریس نقشی حیاتی درمدیریت زمان ایفا می‌کند.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس مهم-فوری یا آیزنهاور، یک جدول 2*2 است که نباید گول ظاهر جمع و جور و کوچکش را خورد!

این ماتریس به ما کمک می‌کند که بدانیم کدام کار بر دیگری اولویت دارد.

بر اساس ماتریس اولویت‌بندی، هر فعالیتی در یکی از 4 دسته زیر قرار می‌گیرد:

نوع فعالیتتعریف مثال‌هایی در محل کار
کارهای مهم و فوریکارهایی که در راستای هدف شما هستند و اگر همین الآن انجامشان ندهید، دردسرساز خواهند شد.جلسات ضروری، ددلاین‌ها
کارهای مهم و غیرفوریاین دسته از کارها را باید در برنامه زندگی جا داد، اما لزومی ندارد فوراً انجام شوند.برنامه‌ریزی برای کارها، یاد گرفتن مهارت‌های جدید
کارهای غیرمهم و فوریکارهایی که دیگران هم می‌توانند برای ما انجام دهند، بدون این که اتفاق خاصی بیفتد.جواب دادن به ایمیل‌ها، پرداخت قبوض شرکت
کارهای غیرمهم و غیرفوریوقت‌تلف‌کن‌ها!
کاری که نه نیازی به انجامش داریم و نه اهمیتی دارد که در زمان خاصی تمامش کنیم.
صحبت با همکاران، ترک شرکت برای خرید اسنک

تا اینجا می‌دانیم که هر فعالیتی را می‌توانیم در یکی از 4 دسته بالا بگذاریم. قدم بعد این است که بدانیم با هر کدام چه رفتاری داشته باشیم؟

نوع فعالیتچه کنم؟
کارهای مهم و فوریDoهمین الآن انجام بده!
کارهای مهم و غیرفوریDecideبرنامه‌ریزی کن و در زمان مناسب انجامش بده.
کارهای غیرمهم و فوریDelegateبه شخصی دیگر محولش کن.
کارهای غیرمهم و غیرفوریDeleteاز خیر انجامش بگذر یا در زمان استراحت انجامش بده.

دانلود تمپلیت ماتریس اولویت‌بندی

با کلیک روی دکمه زیر، می‌توانید ماتریس آیزنهاور و راهنمای هر خانه آن را داشته باشید و فعالیت‌های خود را اولویت‌بندی کنید.


تبریک می‌گویم! شما تا به اینجا موفق شده‌اید که 5 بخش از 6 قسمت مدیریت زمان را یاد بگیرید.

بخش آخر، که به زودی راجع به آن صحبت می‌کنیم، مهارتی است که بیشتر بر اساس تجربه به دست می‌آید.

بنابراین انتظار نداشته باشید که صرفاً با خواندن آن بتوانید استادانه انجامش بدهید.

با دانستن این موضوع، آماده‌ایم که ببینیم بخش ششم مدیریت زمان چیست.

بخش ششم: تخمین درست زمان

سعی کنید به سوالات زیر پاسخ بدهید:

  1. چقدر طول می‌کشد تا شامتان را میل کنید؟
  2. چه مدت زمانی طول می‌کشد تا به محل کار خود برسید؟
  3. برای انجام پروژه گروهی‌تان چقدر زمان نیاز دارید؟

تخمین زمان به خودی خود کار سختی نیست.

مثلاً برای سوال اول، احتمالاً جواب شما تا حد خوبی دقیق باشد. شاید در ذهن خود چنین محاسباتی کنید:

  • اگر غذا خیلی گرم باشد، باید چند دقیقه‌ای زمان بگذارم تا خنک شود.
  • احتمالا غذایی مثل سوپ راحت‌تر و زودتر از ماهی خورده می‌شود.
  • به طور معمول من هر روز 20 دقیقه را به خوردن شام اختصاص می‌دهم. پس احتمالاً امشب هم به همان منوال خواهد گذشت.

و در نهایت به من جواب می‌دهید: بین 20 تا 30 دقیقه!

در مورد سوال دوم، موضوع کمی پیچیده‌تر می‌شود. چرا که علاوه بر شما، شرایط خارجی هم در تخمین مؤثر هستند.

مواردی مثل ترافیک سنگین، شرایط نامساعد جوی، اتفاقات ناگهانی مثل تصادف، دیر آمدن وسایل نقلیه عمومی و … می‌توانند باعث شوند که در زمان‌های متفاوتی به محل کار برسید.

و در نهایت جواب سوال سوم شدیداً وابسته به عملکرد اعضای گروه است.

شاید الآن دارید با خودتان می‌گویید: “عجب گیری افتادیم‌ ها! با این اوصاف اصلاً مدیریت زمان و برنامه ریزی ممکن نیست! زودتر می‌گفتی که آن 5 بخش قبل را هم نخوانیم!”

و من در جواب شما می‌گویم که نگران نباشید! حتی اگر زمین به آسمان و آسمان به زمین بیاید، باز هم راه‌هایی برای تخمین زمان مورد نیاز برای انجام کار وجود دارد.

و من در ادامه می‌خواهم به شما بگویم که این راه‌ها چیست.

چرا تخمین زمان انجام کار در مدیریت زمان مهم است؟

نظر شما راجع به فردی که همیشه دیر می‌رسد چیست؟ راجع به همکارتان که فکر می‌کند شما به جای 2 دست، 4 دست دارید و می‌توانید تسک‌هایتان را با سرعت نور انجام دهید چطور؟ در مورد کسی که وقت زیادی را برای کارهای بی‌اهمیت می‌گذارد چه نظری دارید؟

بله! اولین تأثیری که تخمین درست زمان دارد، این است که وجهه اجتماعی افراد را می‌شناسد.

کسی که همیشه زمان بیشتر از حد نیاز را تخمین می‌زند، به عنوان فردی تنبل شناخته می‌شود.

کسی که فکر می‌کند کارها در زمان کوتاهی انجام می‌شود، این احساس را القا می‌کند که حرف‌هایش قابل اعتماد نیست.

برعکس، افرادی که در تخمین و تخصیص زمان مهارت دارند، افرادی منظم و قابل اعتماد هستند.

این ویژگی در محیط کار هم خیلی به چشم می‌آید. به خصوص اگر کار شما گروهی باشد، یا سرپرست یک تیم باشید، موفقیت و شکست پروژه کاملاً به گردن تخمین درست زمان می‌افتد.

حتی اگر فریلنسر هم باشید، تخمین اشتباه زمان پروژه می‌تواند زندگی کاری شما را نابود کند. در این زمینه می‌توانید روی دکمه زیر کلیک کرده و ببینید که مدیریت زمان برای فریلنسرها تا چه اندازه اهمیت دارد. به علاوه روش‌های جالبی برای تخمین زمان پروژه را هم در همین لینک بخوانید.

چطور بگویم که هر کاری چقدر زمان می‌خواهد؟

اگر بخواهیم همه‌ی جوانب یک موضوع را بررسی کنیم، هیچ‌گاه نمی‌توانیم تخمین درستی داشته باشیم.

بعضی از شرایط قابل پیش‌بینی و رایج هستند. مثلاً این که ساعت 8 صبح خیابان‌ها شلوغ هستند، یک حقیقت است!

در واقع شما همیشه باید احتمال وجود ترافیک سنگین را در نظر بگیرید.

اما در همین موقعیت رسیدن، نیازی نیست احتمال این که یک درخت روی ماشینتان بیفتد و نتوانید حرکت کنید را در نظر بگیرید!

چرا؟ چون این اتفاقی نیست که زیاد پیش بیاید و مسلماً کسی از شما انتظار ندارد در چنین شرایطی خودتان را به قرار برسانید!

ما 3 نوع تخمین داریم:

  • خوش‌بینانه: در بهترین حالت ممکن یک کار چقدر طول می‌کشد.
  • بدبینانه: در بدترین شرایط معمول، چقدر زمان برای اتمام کار نیاز است.
  • واقع‌گرایانه: بر اساس تجربیات گذشته خودم یا اطرافیانم، چقدر زمان نیاز دارم.

در دنیای مدیریت پروژه، معادله‌ای به شکل زیر برای تخمین و تخصیص زمان به کارها وجود دارد:

فرمول تخمین زمان انجام کار

  1. تخمین خوشبینانه را حساب کنید.

  2. تخمین بدبینانه را حساب کنید.

  3. حاصل مرحله 1 و 2 را با هم جمع کنید.

  4. یک تخمین واقع‌گرایانه با توجه به تجربه خود محاسبه کنید.

  5. حاصل مرحله پیش را 4 برابر کنید

  6. حاصل جمع مراحل 5 و 3 را به دست آورید.

  7. عددی که از مرحله قبل به دست آوردید، تقسیم بر 6 کنید.

عددی که از این راه به دست می‌آورید، یک تخمین مناسب برای زمان انجام پروژه است.

اگر میانه خوبی با اعداد و ارقام ندارید، می‌توانید روی دکمه زیر کلیک کنید و راه‌های دیگری برای تخمین زمان را بخوانید.

پس از تخمین زدن زمان، می‌توانید به صورت حدودی بگویید که چه میزان از زمان را باید به آن کار اختصاص داد.


حالا که 6 بخش مختلف مدیریت زمان را بررسی کردیم، خالی از لطف نیست که کمی هم سخنان بزرگان این حوزه را با هم بخوانیم.

در ادامه به شما منابعی را معرفی می‌کنم که می‌توانند مسیر زندگی شما را به کلی تغییر دهند.

بخش هفتم: سخن بزرگان

مدیریت زمان - کتاب های مرب

کتاب‌های مدیریت زمان که زندگی‌تان را متحول می‌کنند

احتمالاً کتاب مدیریت زمان برایان تریسی را در ویترین کتاب‌فروشی‌ها دیده باشید.

در بحث مهارت‌های نرم و توسعه فردی، شاید بتوان ادعا کرد که مدیریت زمان حرف اول را می‌زند.

به همین دلیل است که امکان ندارد به کتاب‌فروشی بروید و در این زمینه کتابی نبینید.

یادتان باشد که هر چقدر زمانتان را به یادگیری مدیریت زمان اختصاص دهید، چندین برابرش به شما برمی‌گردد.

اما از آنجا که زمان ما محدود است و باید آن را مدیریت کنیم، مجبور به انتخاب هستیم.

با کلیک روی هر کدام از دکمه‌های زیر، لیستی از بهترین کتاب‌های این حوزه، از مدیریت زمان برایان تریسی گرفته تا کتاب‌های کمتر شنیده‌ شده را می‌بینید.

پیشنهاد من به شما این است که هر کدام از این کتاب‌ها را نه یک بار، که چند بار مطالعه کنید.

پادکست‌های مدیریت زمان که وقت‌های مرده‌تان را زنده می‌کنند

می‌دانید منظور از زمان‌های مرده چیست؟

زمان‌هایی که به انجام کارهای روزمره مثل رفت و آمد، شستن ظروف و … می‌گذرد. این کارها را باید انجام داد حتی با این وجود که هیچ تأثیری در هدف اصلی ما ندارند.

معمولاً کارهایی که در زمان‌های مرده انجام می‌شوند، نیازی به تمرکز ندارند. مثلاً ما هیچ موقع هنگام انتظار کشیدن، تمرکز نمی‌کنیم!

حالا بدون نگاه کردن به تیتر مطلب به من بگویید، می‌دانید بهترین کار برای زنده کردن وقت‌های مرده چیست؟

بله! گوش دادن به پادکست.

در اینجا 4 اپیزود دیگر از پادکست بی‌پلاس را به شما معرفی می‌کنم، که هر کدام خلاصه و چکیده یک کتاب با موضوع مدیریت زمان را بیان می‌کنند.

با کلیک روی نام هر کتاب، می‌توانید علاوه بر گوش دادن به پادکست و مطالعه خلاصه کتاب، راه‌های خرید با تخفیف آن را هم ببینید.

نام کتاب نویسندهچرا این پادکست؟
کار عمیقکال نیوپورتکار عمیق به شما یاد می‌دهد که از زمانی که دارید، نهایت استفاده را ببرید.
کِیدنیل پینکراجع به ددلاین‌ها صحبت کردیم. اما زمان شروع کارها هم مهم است. “کی” راجع به زمان‌سنجی درست صحبت می‌کند.
اصل‌گراییگرگ مک کیوناصل‌گرایی درباره شناخت کارهایی است که به ظاهر اهمیت دارند و در باطن این‌طور نیستند. با این پادکست یاد می‌گیرید که به هر چیزی “بله” نگویید و منابع محدودتان را مدیریت کنید.
چک‌لیستآتول گواندهفکر می‌کنید ساختن چک‌لیست برای کارهای روتین کار آسانی است؟ پس حتماً این اپیزود را گوش کنید.
مدیریت زمان برایان تریسی - پادکست زمان سنجی

بخش هشتم: سخن پایانی

خلاصه مطلب

در این مطلب به طور کامل توضیح دادم که مدیریت زمان چیست و از کجا آمده است.

همچنین راجع به مدیریت زمان و برنامه ریزی صحبت کردم و دانستیم که این تنها چیزی نیست که برای تسلط بر زمان نیاز داریم.

سپس 6 بخش مختلف فرآیند مدیریت زمان را به طور کامل تعریف کرده و برای بهبود هر کدام، راهکارهای عملی و با ضمانت ارائه کردم.

از آنجا که موضوع مدیریت زمان خیلی گسترده‌تر از یک مطلب است، در پایان کتاب‌ها و پادکست‌هایی را معرفی کردم که با عمل کردن به آن‌ها، در زمینه مدیریت زمان یک استاد تمام عیار می‌شوید.

به عنوان حرف آخر، باید به شما بگویم که بخش بزرگی از یادگیری مدیریت زمان، بر اساس تجربه خودتان یا استفاده از تجربه دیگران به دست می‌آید.

بنابراین مثل هر کار دیگر، اگر می‌خواهید افسار زمان را در اختیار بگیرید، باید صبر و پشتکار داشته باشید.

در ادامه چه بخوانم؟

مدیریت زمان یک مهارت است و در این زمینه شانس آورده‌ایم! اگر مدیریت کردن زمان یک استعداد بود چه می‌شد؟ آیا صرفاً افرادی که با این استعداد به دنیا آمده بودند می‌توانستند در زندگی موفق شوند؟

مطلب زیر به زبان ساده و گیرا تفاوت استعداد و مهارت را توضیح داده است. با کلیک روی دکمه زیر، یک بار برای همیشه تفاوت این دو کلمه را یاد بگیرید:

توانایی مدیریت زمان یکی از ویژگی‌هایی است که برای استخدام شدن در محیط کار به آن نیاز دارید. می‌خواهید بدانید دیگر چه مهارت‌های سخت و نرمی را باید در خودتان تقویت کنید، تا بتوانید در محل کار مورد نظرتان استخدام شوید؟ پس روی دکمه زیر کلیک کنید:

می‌دانستید که یکی از 7 عاملی که باعث ساخت یک کارآفرین موفق می‌شود، مهارت مدیریت و به خصوص مدیریت زمان است؟ با کلیک روی دکمه زیر می‌توانید عوامل دیگر را مطالعه کرده و برای کارآفرین شدن آماده شوید.

سوال‌های متداول و جواب آن‌ها

ممکن است سوال شما هم در لیست زیر باشد. اگر نبود هم فدای سرتان! می‌توانید پرسشتان را در بخش نظرات مطرح کنید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان فرآیندی است که طی آن تصمیم می‌گیرید چه کاری انجام دهید، در چه زمانی آن را انجام دهید و چه میزان وقت خود را برای آن بگذارید.

آیا مدیریت زمان همان برنامه‌ریزی است؟

مدیریت زمان و برنامه ریزی ارتباط تنگاتنگی با هم دارند. اما نمی‌توانیم بگوییم که دقیقاً یک مهارت هستند. در حقیقت مدیریت زمان، فرآیندی 6 بخشی است که برنامه‌ریزی تنها یک قسمت آن است.

چرا با این که سخت کار می‌کنم، اما موفق نمی‌شوم؟

به احتمال قوی، مشکل شما از ضعف مدیریت زمان نشأت می‌گیرد. با این مهارت به جای زیاد کار کردن، هوشمند کار می‌کنید. من کتاب مدیریت زمان برایان تریسی را برای شما تجویز می‌کنم!

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور جدولی 2*2 است که به شما کمک می‌کند کارهایتان را بر اساس اولویتشان دسته‌بندی کنید. می‌توانید تمپلیت این ماتریس را در وبسایت کارنکن دانلود کنید.

مدیریت زمان چیست - نظر شما

امیدوارم از خواندن مطلب مدیریت زمان لذت برده باشید و نکات آن در زندگی به کارتان بیاید.

شما چطور؟

آیا کتاب مدیریت زمان برایان تریسی یا کتاب دیگری در این حوزه خوانده‌اید؟

خوشحال می‌شوم که اگر پادکست یا کتابی را در این حوزه می‌شناسید، با من و سایر خوانندگان این مطلب به اشتراک بگذارید.🤗



کانال یوتیوب پادکست رادیو کارنکن
اینستاگرام پادکست رادیو کارنکن

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دوره طراحی مسیر شغلی

طراحی یا بازطراحی مسیر شغلی، به روشی مطمئن و تست‌شده